Définition du poste 

L’Assistant de Direction a pour mission principale d’assurer le suivi et la gestion des commandes liées aux travaux bâtiment des centres-forts, de leur création jusqu’à la clôture des chantiers. Il intervient en coordination permanente avec les différents services internes de l’entreprise (agences Brink’s, service juridique, contrôle de gestion, comptabilité, ressources humaines) ainsi qu’avec les interlocuteurs externes (architectes, prestataires et fournisseurs), afin de garantir le bon déroulement des projets et le respect des procédures administratives et budgétaires.

Missions

Missions principales

Gestion et suivi administratif des travaux réalisés en agence

• Gestion du tableau du suivi des travaux réalisés en Capex sur 65 agences (assurer l’interface avec les prestataires & la comptabilité générale) ;
• Mise à jour d’un état mensuel des travaux en cours, réalisés, réceptionnés ;
• Réalisation des commandes sur Peoplesoft (création, validation, impression, envoi aux différents interlocuteurs, aux fournisseurs, à la comptabilité, aux chefs d’agence). Une fois les travaux réalisés suivi des réceptions sur Peoplesoft et compte rendu sox ;
• Demande de création des nouveaux fournisseurs auprès de la comptabilité ;
• Contrôle et mise en page d’un état du budget (7M€) pour la partie bâtiment + arbitrage ;
• Prise de contact avec les nouveaux prestataires à la DPEO, commande de contrat de maintenance
• Suivi et mise à jour du « fichier des points » de l’équipe DPEO

Support opérationnel de la Direction SST

• Assurer l’organisation et la coordination des réunions et des déplacements de la Direction, ainsi que le suivi administratif des notes de frais ;
•  Rédiger ou mettre en forme les CR, notes, etc. ;
•  Mettre à jour les outils partagés (suivi enquêtes, i.audits, …) ;
• Gérer la circulation de l’information entre les responsables technique et les prestataires et services internes ;
• Assurer un rôle de coordination transversale entre les différentes directions ;
• Participer à la cohérence documentaire globale de la DSST.

Gestion des commandes et processus achats

• Rédiger et saisir les demandes d’achats et commandes (travaux, fournitures, prestations), vérifier la conformité des devis (montants, prestations, délais, clauses essentielles) ;
• Suivre les réceptions de prestations et les mettre à jour dans le système ;
• Gérer les litiges administratifs simples (erreurs de factures, doublons, corrections).

Gestion du budget CAPEX & OPEX

• Préparer, suivre et actualiser les budgets CAPEX et OPEX ;
• Saisir et suivre les engagements de dépense dans l’outil interne ;
• Suivre les échéanciers de facturation ;
•  Relancer les prestataires ou services internes si nécessaire.

Missions complémentaires

• Accueil téléphonique
• Classement et archivage
• Mise à jour classeur des procédures en place
• Organisation séminaire
• Mise à jour de l'IntraBrink’s

Profil

Savoir-faire

• Expérience de 3 ans minimum en assistanat de direction ;
• Maîtrise du Pack Office : Excel, Word, PowerPoint et Outlook ;
• Maîtrise orale et écrite de l’anglais ;
• Connaissance de Coupa appréciée ;
• Organisation et rigueur dans l’exécution des tâches confiées.

Savoir-être

• Dynamisme et réactivité ;
• Sens de l’écoute et capacité à comprendre les besoins des interlocuteurs ;
• Sens du service et respect des clients et des prestataires ;
• Excellent relationnel et capacité à travailler avec différents interlocuteurs.

Spécificité du poste

Lieu de travail : Montrouge

Télétravail possible