À propos d'Evidence Action

Chez Evidence Action, nous mettons en œuvre des interventions fondées sur des données qui transforment des vies à une échelle sans précédent. Nous identifions les problèmes de santé mondiaux négligés et déployons des solutions éprouvées, afin de bâtir un avenir plus sain pour les générations futures.

Notre modèle met en pratique les recherches universitaires de pointe (notamment celles d’économistes lauréats du prix Nobel). Nous mesurons les progrès et les résultats à chaque étape afin de nous assurer que nous avons un impact réel sur les personnes vivant dans la pauvreté et souffrant de problèmes de santé évitables ou traitables. Présente dans 9 pays, notre équipe de plus de 800 personnes a touché plus de 500 millions de personnes, en collaborant étroitement avec les gouvernements pour déployer ces interventions à grande échelle.

Chez Evidence Action, vos collègues sont votre plus grand atout. Vous travaillerez aux côtés de collaborateurs de haut niveau dans un environnement alliant innovation, autonomie et travail d’équipe. Notre équipe excelle dans la réflexion disruptive et croit en l’importance de retrousser ses manches pour faire avancer les choses. Si vous souhaitez travailler de manière flexible et avec un sens du devoir, rejoignez une équipe qui apporte un changement mesurable à des millions de personnes.

À propos du programme

Le programme « Syphilis-Free Start » d’Evidence Action s’associe aux ministères de la Santé pour renforcer le dépistage et le traitement de la syphilis chez les femmes enceintes, dans le but de prévenir la transmission mère-enfant de cette maladie. Sans traitement efficace et précoce, les infections à la syphilis pendant la grossesse comportent un risque important de mort fœtale, de mortalité néonatale et de handicaps cognitifs et physiques. À l’échelle mondiale, l’infection par la syphilis pendant la grossesse entraîne plus de 220 000 mort-nés et décès néonatals – un chiffre supérieur à celui attribué à la transmission mère-enfant du VIH – ainsi que plus de 170 000 cas de handicap chez les nouveau-nés. Notre objectif est de combler les lacunes en matière de dépistage de la syphilis en développant le double dépistage VIH/syphilis, et de combler les lacunes en matière de traitement en mettant en œuvre des stratégies visant à surmonter les obstacles au traitement spécifiques au contexte pour les femmes dont le test de dépistage de la syphilis est positif. Nous avons lancé notre programme « Syphilis-Free Start » au Libéria en 2020, puis en Zambie et au Cameroun en 2022, et nous étendons désormais ce programme à la Côte d’Ivoire.

La République de Côte d’Ivoire a pris des mesures concrètes pour mettre en place un test rapide combiné VIH/syphilis en adoptant une stratégie nationale de triple élimination et en validant un nouvel algorithme de dépistage du VIH. Notre programme ambitieux vise à aider le gouvernement à généraliser le test combiné VIH/syphilis à l’échelle nationale dans tous les centres de soins prénatals, et à combler les lacunes en matière de traitement de la syphilis, permettant ainsi aux femmes enceintes de bénéficier des soins dont elles ont besoin.

Objectif du poste

La function "Associé(e) Senior  Opérations, dirigera les opérations quotidiennes, la logistique, les achats et les fonctions administratives du bureau national d’Evidence Action en Côte d’Ivoire. Alors que le programme étend le test combiné VIH/syphilis à l’échelle nationale, ce poste veille à ce que l’infrastructure opérationnelle – fournitures, transport, logistique de formation, fournisseurs, flotte, installations et conformité – suive le rythme de la mise en œuvre, afin que les équipes du programme puissent se concentrer sur la prestation des services.

En étroite collaboration avec le responsable adjoint des finances, de l’administration et des opérations, le titulaire du poste planifiera et coordonnera l’acheminement du matériel de programme et de formation vers les régions, les districts et les structures de soins prénatals ; gérera le cycle d’approvisionnement conformément à la politique d’Evidence Action et aux exigences des bailleurs de fonds ; et veillera à ce que l’environnement de travail soit sûr, conforme à la réglementation ivoirienne et rentable. Le poste relève du directeur national, sous la supervision technique du responsable des opérations pour l’Afrique de l’Ouest et l’Afrique centrale.

Missions et responsabilités

1. Gestion des opérations (environ 25 %)

•      Veiller à ce que toutes les opérations du bureau national soient menées de manière efficace, rentable et bien documentée, conformément aux politiques et procédures d’Evidence Action.

•      Collaborer avec le directeur national, le responsable adjoint des finances et des opérations, ainsi qu’avec l’équipe opérationnelle régionale afin d’adapter, de mettre en œuvre et de contrôler les politiques opérationnelles, les procédures opérationnelles standard (SOP) et les systèmes du bureau de Côte d’Ivoire.

•      Élaborer et tenir à jour le plan de travail opérationnel national, en accord avec le calendrier de mise en œuvre du programme SFS (formations, phases de déploiement des tests en double, supervision de soutien et réunions d’évaluation).

•      Veiller à ce que le bureau national reste en conformité avec la réglementation ivoirienne applicable en matière d’opérations, notamment en ce qui concerne l’enregistrement des ONG et le renouvellement des accréditations, les baux et contrats de service, les assurances et autres obligations légales, en coordination avec les services financiers et les ressources humaines.

•      Veiller à ce que le personnel, les véhicules et les biens de l’organisation soient correctement assurés à tout moment, et gérer les déclarations de sinistre si nécessaire.

•      Superviser le personnel chargé des opérations et du soutien logistique (par exemple, les chauffeurs et les assistants logistiques/administratifs) conformément aux politiques de l’organisation et au Code du travail ivoirien.

•      Contribuer aux données opérationnelles, aux enseignements tirés et aux recommandations pour la planification, les bilans et les rapports nationaux et régionaux.

2. Logistique des programmes et chaîne d’approvisionnement (environ 30 %)

•      Planifier et coordonner le transport, le stockage et la distribution du matériel de programme et de formation (y compris les outils de travail, les registres, les outils de collecte de données et, le cas échéant, les kits de dépistage et les produits de base) vers les régions, les districts sanitaires et les structures de soins prénatals.

•      Apporter un soutien à la quantification, à la planification de la distribution et au suivi du matériel de programme, et surveiller les niveaux de stock afin de signaler rapidement les ruptures de stock ou les surstocks potentiels.

•      Faire appel à des prestataires de fret, de messagerie et de transport pour planifier et exécuter les livraisons, et s’assurer que les documents de preuve de livraison sont complets et classés.

3. Approvisionnement et gestion des fournisseurs (environ 25 %)

•      Gérer l’ensemble du cycle d’approvisionnement pour le bureau national – identification des besoins, recherche de fournisseurs, appels d’offres et demandes de devis, analyse des offres, bons de commande, réception et contrôle, vérification des factures et soumission pour paiement – conformément à la politique d’approvisionnement d’Evidence Action et aux réglementations des bailleurs de fonds.

•      Élaborer et mettre à jour un plan d’approvisionnement trimestriel par pays en collaboration avec les responsables de programme, et suivre sa mise en œuvre.

•      Constituer et tenir à jour une base de données de fournisseurs préqualifiés pour les catégories clés (par exemple, lieux de réunion, impression, transport et location de véhicules, matériel informatique, fournitures de bureau), et coordonner les processus de préqualification des fournisseurs.

•      Préparer et gérer les contrats avec les fournisseurs, les accords de niveau de service et les avenants ; surveiller les performances des fournisseurs et gérer les renouvellements.

•      Coordonner les comités d’approvisionnement et d’évaluation et veiller à ce que les dossiers d’approvisionnement de chaque transaction soient complets et prêts pour un audit.

•      Identifier et signaler les risques liés aux achats et à la chaîne d’approvisionnement au directeur national et à l’équipe opérationnelle régionale, et proposer des mesures d’atténuation.

4. Gestion des bureaux, du parc automobile, des actifs, ainsi que de la sûreté et de la sécurité (environ 20 %)

•  Coordonner la logistique de bout en bout des formations, des formations en cascade, des réunions et des visites de supervision : lieux, hébergement, transport, listes de participants et budgets logistiques, en étroite collaboration avec les responsables de programme.

●       Appuyer le Associate Manager, Finance dans la vérification des numéros de téléphone auprès des prestataires de services de mobile money afin de garantir des paiements en temps voulu.

•      Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau d’Abidjan, notamment en ce qui concerne les services publics, le nettoyage, l’entretien et les fournitures de bureau.

•      Assurer le suivi des baux et des contrats de service, en veillant à ce que les renouvellements soient effectués en temps voulu et que les contrats soient dûment signés et classés.

•      Gérer le parc automobile et la location de véhicules : suivi des véhicules, plans de déplacement, carnets de bord, gestion du carburant, entretien courant et préventif, et rapports mensuels sur le parc automobile.

•      Tenir à jour un registre des immobilisations et des stocks, muni de balises, sur la plateforme de gestion des actifs de l'organisation, et effectuer des vérifications physiques périodiques.

•      Assurer la fiabilité de la connexion Internet, des communications et du support informatique de base pour le bureau, en assurant la liaison avec l’équipe informatique internationale si nécessaire.

•      Assurer ou soutenir le rôle de point de contact national en matière de sûreté et de sécurité : tenir à jour le plan de sécurité et les chaînes de contact, informer le personnel et les visiteurs, surveiller le contexte sécuritaire et signaler les incidents conformément aux procédures d’Evidence Action.

•      Coordonner la logistique des déplacements du personnel et des visiteurs, y compris les réservations, les transferts depuis l’aéroport et les lettres d’appui pour les visas.

•      Accomplir toute autre tâche raisonnablement assignée par le supérieur hiérarchique.

Indicateurs clés de performance

•      Livraison des supports de programme et de formation aux régions, districts et établissements cibles dans les délais prévus, accompagnée de justificatifs de livraison complets.

•      Logistique des formations et des réunions assurée dans les délais et dans le respect des budgets approuvés, les paiements des participants étant justifiés par une documentation complète.

•      Plan d’approvisionnement exécuté dans les délais ; dossiers d’approvisionnement complets et conformes, sans constatations significatives en matière d’approvisionnement lors des audits internes ou externes.

•      Contrats avec les fournisseurs, baux, polices d’assurance et enregistrements à jour, sans aucune interruption.

•      Registre des immobilisations entièrement référencé, mis à jour et rapproché à chaque vérification physique.

•      Parc de véhicules disponible et entretenu conformément au calendrier, avec des rapports mensuels sur le parc remis en temps voulu.

•      Incidents de sécurité signalés et gérés dans les délais requis ; personnel et visiteurs informés.

•      Retours positifs des clients internes (équipes de programme, financières et régionales) concernant la réactivité et la qualité du service.

Requirements

Obligatoire

•      Licence (BAC + 3 minimum) en logistique, gestion de la chaîne d’approvisionnement, administration des affaires, achats ou dans un domaine connexe ; un master est un atout.

•      Au moins 5 ans d’expérience progressive dans les domaines des opérations, de la logistique, des achats et/ou de la gestion administrative, dont au moins 3 ans au sein d’une ONG internationale, d’une agence des Nations unies ou d’un programme financé par des bailleurs de fonds.

•      Expérience avérée dans la gestion des processus d’approvisionnement conformément aux règles des bailleurs de fonds et à la politique de l’organisation.

•      Expérience dans l’organisation de formations à grande échelle ou d’activités sur le terrain dans plusieurs régions, y compris la logistique liée au transport, aux lieux d’accueil et aux participants.

•      Connaissance pratique de la réglementation ivoirienne applicable aux activités des ONG (par exemple, enregistrement, baux, passation de marchés et obligations légales).

•      Maîtrise professionnelle parfaite du français ;

•      Solides compétences informatiques, notamment sur Microsoft Excel, Word, Outlook et PowerPoint ; la maîtrise de Google Workspace est un atout.

•      Citoyen ivoirien

•      Expérience des plateformes de paiement mobile (par exemple, Orange Money, Wave, MTN MoMo, Moov Money).

Souhaitable

•      Maîtrise pratique de l’anglais écrit et parlé.

•      Expérience en gestion de flotte et en gestion de la sûreté et de la sécurité.

Compétences

•      Solides compétences en matière de planification et d’organisation, avec la capacité de gérer plusieurs priorités et des délais serrés.

•      Grande intégrité, souci du détail et engagement en faveur de la transparence et de la responsabilité dans la gestion des ressources de l’organisation.

•      Bonnes compétences en matière de négociation et de gestion des relations avec les fournisseurs, les interlocuteurs gouvernementaux et les collègues.

•      Esprit de solution et goût pour l’action, capable de travailler de manière autonome et transversale dans un environnement matriciel, en collaboration avec des collègues en Côte d’Ivoire, dans la région de l’Afrique de l’Ouest et centrale, et à l’échelle mondiale.

•      Capacité à encadrer et à former le personnel de soutien.

Conditions de travail

•      Le poste est basé à Abidjan et nécessitera des déplacements réguliers dans les régions où sont mis en œuvre les programmes et dans les districts sanitaires de toute la Côte d’Ivoire.

•      Le titulaire du poste peut être amené occasionnellement à travailler en dehors des horaires normaux de travail ou le week-end, notamment dans le cadre de formations et d’activités de déploiement.

Exigences physiques

Ce poste n’est pas physiquement exigeant, mais une bonne santé physique et mentale est indispensable. La fonction implique des déplacements routiers périodiques vers des sites sur le terrain.

Subordonnés directs

•      Chauffeur(s) [à confirmer]

•      Assistant(e) logistique / administratif(ve), le cas échéant [à confirmer]

Lieu d'affectation

Le poste sera basé à Abidjan, en Côte d'Ivoire.

Déclaration d'égalité des chances

Evidence Action n'opère aucune discrimination à l'embauche fondée sur la race, la couleur de peau, la religion, le sexe (y compris la grossesse et l'identité de genre), l'origine nationale, l'affiliation politique, l'orientation sexuelle, l'état civil, le handicap, les informations génétiques, l'âge, l'appartenance à une organisation syndicale, les représailles, le statut parental, le service militaire ou tout autre facteur non lié au mérite.

Benefits

• Avantages
  Evidence Action propose un ensemble complet d’avantages sociaux pour ses employés à travers le monde*. Les avantages comprennent :
• Une assurance santé complète,
• Des options d’épargne retraite,
• Des congés généreux,
• Des opportunités d’engagement et de reconnaissance.
• *Les avantages peuvent varier en fonction des réglementations propres à chaque pays.