Überblick über die Funktion

Die globale Finance-Funktion stellt eine starke finanzielle Steuerung unserer weltweiten Geschäftsaktivitäten sicher und agiert gleichzeitig als geschätzter kaufmännischer Berater für die Kanzlei. Sie unterstützt strategische Entscheidungen und trägt maßgeblich zu einem nachhaltigen, profitablen Wachstum bei.

Unsere Vision erreichen wir durch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden innerhalb einer gemeinsamen Kultur, in der wir uns als ein globales und vielfältiges Finance-Team verstehen.

Zusammenfassung der Position

Diese Position ist von entscheidender Bedeutung und erfordert ein hohes Maß an Vertrauen innerhalb unserer globalen Finance-Funktion. Du bist für die korrekte und termingerechte Verarbeitung sämtlicher Zahlungseingänge verantwortlich. Die Rolle erfordert eine außergewöhnliche Detailgenauigkeit, ein ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie ein kompromissloses Engagement für Compliance und Qualität.

Du leistest einen wichtigen Beitrag zur Wahrung der treuhänderischen Verantwortung der Kanzlei und zur Sicherstellung der Integrität unserer Finanzprozesse.

Deine Aufgaben

Accounts Receivable Operations & Team Leadership

• Fachliche Führung eines Teams bestehend aus einem Client Cashier und einem AR Analysten sowie Unterstützung und Begleitung im Tagesgeschäft
• Sicherstellung einer reibungslosen Vertretungsregelung innerhalb des Teams zur Gewährleistung der Kontinuität zentraler Debitoren- und Mandantengeldprozesse bei Abwesenheiten oder erhöhtem Arbeitsaufkommen
• Übernahme der Vertretung im Bereich Client Money bei Bedarf zur Sicherstellung wesentlicher Prozesse und Kontrollen
• Steuerung und Überwachung von Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Prioritäten innerhalb des Teams zur termingerechten und qualitativ hochwertigen Erfüllung täglicher, monatlicher sowie ad hoc anfallender Aufgaben
• Korrekte und zeitnahe Verarbeitung sowie Verbuchung sämtlicher eingehender Kanzleizahlungen in verschiedenen Währungen
• Durchführung der täglichen Abstimmung aller Zahlungseingänge mit den Bankkonten zur Sicherstellung einer vollständigen Übereinstimmung der Finanzdaten
• Abruf von Kontoauszügen über Online-Banking-Systeme sowie Erfassung von Banküberweisungen
• Überwachung des Sammelkontos für Mandantengelder
• Durchführung von Bankabstimmungen für sämtliche Debitorenkonten
• Abstimmung zugewiesener Sachkonten
• Bearbeitung von Sachkontorechnungen und Ausbuchungen
• Beantragung von Ansässigkeitsbescheinigungen für steuerliche Zwecke
• Durchführung von Monats-, Quartals- und Jahresabschlussaktivitäten sowie Unterstützung bei Prüfungen

Kontrollen & Team Support

• Einhaltung sämtlicher interner Finanzkontrollen und Funktionstrennungsrichtlinien zur Vermeidung von Betrug und Fehlern
• Erstellung von Berichten zum Management von Zahlungseingängen
• Enge Zusammenarbeit mit den Teams für Billing, Collections und Accounts Payable zur Klärung bereichsübergreifender Fragestellungen
• Ansprechpartner für Anwältinnen, Anwälte und deren Assistenzen bei Fragen zu Mandantenzahlungen und Treuhandguthaben
• Unterstützung des Global Finance Cashiers Managers bei Audits und Prüfungsberichten
• Unterstützung des Global Finance Cashiers Managers bei der Pflege und Verwaltung des Breach Registers

Das bringst Du mit

Erforderliche Erfahrung und Kompetenzen

• Berufserfahrung im Finanz- oder Rechnungswesen
• Praktische Erfahrung in der Verarbeitung und Zuordnung von Zahlungseingängen
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit und ein hoher Qualitätsanspruch
• Hohes Maß an Integrität und Diskretion sowie ein ausgeprägtes Verständnis für die Vertraulichkeit sensibler Informationen
• Fähigkeit, auch unter Zeitdruck effizient zu arbeiten und tägliche Fristen in einem Umfeld mit hohem Transaktionsvolumen einzuhalten
• Analytische und lösungsorientierte Denkweise sowie die Fähigkeit, Abweichungen strukturiert zu analysieren und zu beheben
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Excel sowie Erfahrung im Umgang mit umfangreichen Buchhaltungssystemen

Wünschenswerte Qualifikationen

• Erfahrung in einer internationalen Wirtschaftskanzlei sowie Kenntnisse im Bereich Mandantengeld- bzw. Treuhandbuchhaltung
• Vertrautheit mit Online-Banking-Plattformen zur Berichterstattung und Analyse von Transaktionen und Kontobewegungen