Résumé du poste

Le/La Chargé(e) des opérations de convoyage intervient sur l’ensemble de la chaîne logistique d’une mission, de la prise de rendez-vous jusqu’à la clôture administrative.

Il/Elle planifie des rendez-vous réalistes et anticipés, attribue les missions (par la route ou par transport plateau) à des convoyeurs adaptés, assure le suivi en temps réel des opérations et garantit la gestion de la boîte mail support ainsi que la conformité des procès-verbaux et documents de fin de mission.

Interface principale entre les clients, les donneurs d’ordre, les convoyeurs et les équipes internes, il/elle garantit la fluidité des opérations, le respect des délais, la rentabilité des missions et la satisfaction client.

Missions principales

1. Prise de rendez-vous

·      Missions saisies par les donneurs d’ordre

·      Contacter par téléphone les clients au point de départ et au point de livraison.

·      En cas de non-réponse : laisser un message vocal puis envoyer un email avec le donneur d’ordre en copie.

·      Fixer les rendez-vous selon les disponibilités des clients et le kilométrage entre les deux points.

·      Adapter les horaires pour garantir leur faisabilité opérationnelle.

·      Anticiper la prise de rendez-vous afin de fluidifier l’attribution et éviter les ajustements de dernière minute.

·      Gérer les différentes configurations : particuliers, concessions et parcs de stockage.

·      Vérifier les disponibilités des parcs lorsqu’ils interviennent au départ ou à la livraison.

Rendez-vous sur parc de stockage automobile

·      Respecter les procédures spécifiques à chaque parc.

·      Prendre rendez-vous uniquement après le positionnement d’un convoyeur.

·      Utiliser le lien du parc et renseigner les informations requises.

·      Choisir un créneau cohérent avec le kilométrage et les contraintes opérationnelles.

·      Anticiper les plannings variables des parcs.

·      Réadapter la mission (créneau, convoyeur) si nécessaire.

Attribution des missions

Attribution et planification

·      Attribuer les missions par la route ou par transport plateau.

·      Sélectionner un convoyeur adapté en fonction du niveau de la mission et du niveau du convoyeur.

·      Respecter les créneaux horaires définis lors de la prise de rendez-vous ou par le donneur d’ordre.

·      Tenir compte des spécificités de chaque mission et des options commandées par le client : lavage, mise en main, W garage, PV papier ou dématérialisé, etc.

·      Accompagner la montée en compétences des convoyeurs selon les trois niveaux existants.

·      Optimiser la marge en attribuant la mission au meilleur coût possible.

·      Répondre aux appels d’offres.

·      Identifier les zones géographiques en tension afin d’anticiper les besoins en recrutement.

·      Rappeler les process de la compagnie afin de garantir le bon déroulement de la mission le jour J.

·      S’assurer de la ponctualité, du respect des horaires et de la tenue professionnelle du convoyeur.

Imprévus et urgences d’attribution

·      Anticiper les risques opérationnels et les éventuelles difficultés d’attribution.

·      Gérer en urgence les missions non réalisées ou annulées par un convoyeur le jour J, en trouvant un convoyeur de remplacement dans les meilleurs délais.

·      Garantir le respect des créneaux horaires malgré les aléas.

3. Suivi des missions

Coordination avec les convoyeurs

·      Effectuer des relances convoyeurs pour confirmer les étapes clés (départ, enlèvement, livraison).

·      Suivre la disponibilité, la position et la progression des convoyeurs.

·      Apporter un soutien opérationnel aux convoyeurs tout au long de la mission.

Suivi des opérations en cours

·      Suivre en temps réel l’avancement des missions de convoyage.

·      S’assurer du bon déroulement des enlèvements et des livraisons selon les créneaux définis par le client.

·      Vérifier la conformité des missions (horaires, lieux, consignes, documents).

Relation client / donneur d’ordre

·      Informer proactivement les clients et donneurs d’ordre de l’état des missions.

·      Remonter toute information importante (retard, incident, modification).

Anticipation et gestion des incidents

·      Anticiper les retards et avertir les clients et donneurs d’ordre en amont.

·      Gérer les urgences opérationnelles :

–            pannes de véhicules ;

–            problèmes lors des enlèvements ou des livraisons ;

–            problèmes sur parc ;

–            indisponibilités ou changements de véhicules ;

–            absence ou indisponibilité d’un convoyeur.

·      Mettre en place rapidement des solutions alternatives (réorganisation, ajustement du planning).

4. Gestion administrative

Boîte mail support

·      Gérer et traiter les emails entrants tout au long de la journée.

·      Identifier et prioriser les demandes urgentes.

·      Prendre en charge immédiatement les demandes convoyeurs nécessitant une intervention opérationnelle (ou les transmettre aux collègues concernés).

·      Répondre aux demandes courantes des convoyeurs, clients et donneurs d’ordre.

·      Assurer le suivi des échanges jusqu’à la résolution complète de la demande.

Coordination interne et anticipation des urgences

·      Anticiper les urgences opérationnelles grâce à l’analyse des demandes entrantes.

·      Alerter les équipes concernées en cas de risque opérationnel ou de dysfonctionnement.

·      Garantir une communication fluide et claire entre les parties prenantes.

Procès-verbaux (PV) et documents de fin de mission

·      S’assurer de la réception des procès-verbaux de livraison et de restitution envoyés par les convoyeurs.

·      Vérifier la conformité des documents :

–            informations complètes et exactes ;

–            respect des formats demandés ;

–            présence des signatures et mentions obligatoires.

·      Valider les PV conformes et les transmettre aux clients via la plateforme.

·      S’assurer de la bonne clôture des missions.

Relance et suivi des documents manquants ou non conformes

·      Relancer les convoyeurs n’ayant pas transmis les PV dans les délais définis.

·      Effectuer les relances par email et par téléphone.

·      Suivre les relances jusqu’à réception du document conforme.

·      En cas de non-réception dans les délais impartis, contacter le client pour reconstituer ou refaire le document.