The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Propósito del Cargo

El/la asistente de Pharma -socios brindará apoyo administrativo, documental y operativo a los procesos farmacéuticos dentro de IRC, contribuyendo a mejorar las condiciones de vida de poblaciones vulnerables, incluyendo migrantes, desplazados, refugiados y comunidades de acogida. El cargo requiere una estrecha articulación con equipos multidisciplinarios para facilitar el adecuado desarrollo de las actividades farmacéuticas y contribuir a que las poblaciones atendidas reciban servicios oportunos y de calidad.

Gestión operativa de medicamentos e insumos médicos

• Realizar seguimiento y asegurar la actualización oportuna de la información relacionada con inventarios, consumos, movimientos de stock, vencimientos y disponibilidad de medicamentos e insumos médicos, mediante la recopilación de datos reportados por los diferentes almacenes.
• Administrar y actualizar las herramientas de control utilizadas para el seguimiento del abastecimiento, almacenamiento y distribución.
• Consolidar información proveniente de almacenes, clínicas y socios implementadores.
• Realizar seguimiento a órdenes de compra, entregas, recepciones y transferencias de productos farmacéuticos.
• Identificar inconsistencias operativas relacionadas con inventarios, vencimientos, desabastecimientos o sobre inventarios y reportarlas oportunamente a la Gerencia.
• Apoyar la ejecución de conteos físicos de inventario y conciliaciones documentales.
• Realizar seguimiento al cumplimiento de los protocolos, procedimientos y estándares establecidos por el IRC, la Resolución 3100 de 2019, la Resolución 1403 de 2007 y el Decreto 2200 de 2005, así como las directrices del Instituto Departamental de Salud y el Ministerio de Salud y Protección Social de Colombia; reportando oportunamente cualquier desviación o incumplimiento identificado.

Gestión documental farmacéutica

• Mantener organizada y actualizada la documentación física y digital del área.

• Realizar seguimiento a vencimientos de documentación de proveedores, escalando oportunamente a la gerencia, cualquier vencimiento o incumplimiento identificado.

• Consolidar evidencias requeridas para auditorías, monitoreos y procesos de cumplimiento.

• Administrar repositorios electrónicos y archivos físicos del área farmacéutica.

• Recopilar, organizar y consolidar la documentación y las evidencias requeridas por la gerencia para los procesos de seguimiento, control y reporte, así como apoyar la preparación de informes relacionados con desviaciones operativas identificadas.

Soporte a calidad farmacéutica

• Mantener actualizados los registros de temperatura, cadena de frío, almacenamiento y demás controles requeridos.

• Gestionar los registros relacionados con vencimientos, devoluciones, cuarentenas, retiros de producto y disposiciones finales.

• Apoyar el seguimiento de acciones correctivas, preventivas y planes de mejora.

• Consolidar información requerida para autoevaluaciones GDP, auditorías e inspecciones.

• Hacer seguimiento a los registros de farmacovigilancia, tecnovigilancia y reactivo vigilancia

Gestión de proveedores y adquisiciones

• Realizar seguimiento a vencimientos de documentación de proveedores.
• Gestionar la recopilación documental requerida.
• Apoyar la agenda de visitas y procesos de seguimiento.

Monitoreo y gestión de información

• Elaborar reportes operativos e indicadores definidos por la Gerencia Farmacéutica.
• Consolidar información periódica de consumo, existencias y disponibilidad de medicamentos, así como colaborar con otros departamentos para obtener la información necesaria.
• Mantener actualizados tableros de seguimiento, matrices e informes del área.
• Generar alertas oportunas a la gerencia.

Gestión de seguimiento y Administrativas

• Gestionar reuniones, capacitaciones y visitas.
• Elaborar agendas, minutas y matrices de seguimiento de compromisos.
• Realizar seguimiento a compromisos, planes de mejora y acciones correctivas por parte de los equipos multidisciplinarios internos y socios implementadores. 
• Preparar presentaciones, informes y documentos para revisión gerencial.
• Gestionar solicitudes internas y requerimientos administrativos relacionados con el área farmacéutica.
• Realizar seguimiento a compras y adquisiciones con altos niveles de calidad basados en procesos de las organizaciones socias y los lineamientos de CIR.
• Apoyar con PIF, solicitudes y gestión de compras dentro del sistema informático que la organización posee para tal fin.
• Gestionar la comunicación, coordinación y atención con proveedores con los socios.
• Apoyar toda la logística de las actividades y encomiendas que tenga los socios

Soporte a capacitación y fortalecimiento de capacidades

• Gestionar la logística de capacitaciones farmacéuticas.
• Mantener actualizados los registros de asistencia y evidencias de formación.
• Apoyar la elaboración y actualización de materiales de capacitación.
• Realizar inducciones operativas sobre herramientas y formatos farmacéuticos.

Desarrollo del área:

• Contribuir a la implementación de las iniciativas y actividades definidas por la Gerencia Farmacéutica para fortalecer los procesos farmacéuticos.
• Apoyar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada subvención.

Cumplimiento Normativo y Otras Tareas:

• Apoyar el cumplimiento del marco normativo mediante el seguimiento de registros, documentación y actividades requeridas.
• Apoyar en otras tareas asignadas por el supervisor para fortalecer y desarrollar la organización en los territorios de intervención.

Requisitos del trabajo:

Formación académica y experiencia laboral:

• Técnico/Asistente en Farmacia o carrera afín del área de la salud.

• 2 años en servicios farmacéuticos y/o en establecimientos de atención en salud.

• Se valorará experiencia previa en organizaciones humanitarias, de desarrollo o de salud pública.

Conocimientos específicos:

• Buenas prácticas de almacenamiento y dispensación de insumos farmacéuticos.

• Experiencia en gestión de farmacias o droguerías.

• Normatividad relacionada con medicamentos, dispositivos e insumos médicos.

• Manejo de herramientas ofimáticas de Microsoft.

• Gestión documental y archivo.

Habilidades y competencias:

• Atención al detalle.
• Capacidad para gestionar múltiples tareas administrativas de manera organizada.
• Capacidad para seguir procedimientos e instrucciones.
• Capacidad para comunicarse de manera clara, tanto de forma oral como escrita.
• Trabajo en equipo y colaboración.
• Comunicación efectiva y orientación al servicio.
• Fuertes habilidades de comunicación escrita y oral.
• Fuertes habilidades de negociación y resolución de problemas.
• Excelentes habilidades interpersonales, incluida la capacidad de contribuir a los mecanismos de coordinación.
• Capacidad para brindar resultados y comunicarse mediante la redacción de informes.
• Es fundamental que se conozcan a fondo los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
• Capacidad de autoaprendizaje de nuevas tecnologías.

Ambiente de trabajo:

• Entorno de trabajo de oficina estándar y desplazamientos según sea necesario.

Paquete Retributivo:

• Contrato laboral de trabajo
• Salario: $2.240.000 con prestaciones sociales de ley

Normas de conducta profesional: El IRC y los trabajadores del IRC deben adherirse a los valores y principios descritos en el IRC WAY, nuestro código de conducta. Estos son: integridad, servicio, responsabilidad e igualdad.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

Cookies: https://careers.rescue.org/us/en/cookiesettings