Horaire : Du lundi au vendredi, de 10 h à 18 h

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Gestion des dossiers de voyage et de la documentation

• Préparer, assembler et gérer les dossiers de voyage quotidiens pour les chauffeurs, les propriétaires-exploitants et les transporteurs tiers.
• Numériser, indexer et archiver les documents d’expédition entrants et sortants.
• Numériser et archiver les preuves de livraison (POD) et les connaissements (BOL).
• S’assurer que tous les documents requis pour les voyages et les expéditions sont complets, exacts et correctement classés.

Exactitude des données et soutien aux audits

• Effectuer les audits Provision ainsi que d’autres vérifications de l’exactitude des données, au besoin.
• Valider la documentation et les données du système afin de s’assurer qu’elles correspondent aux activités opérationnelles.
• Identifier les écarts dans les données, les documents manquants ou les erreurs, et signaler les problèmes afin qu’ils soient corrigés.
• Contribuer au respect des exigences en matière de documentation, d’audit et de conservation des dossiers.

Soutien au suivi OS&D, au service à la clientèle et aux rapports

• Soutenir le suivi et la documentation des dossiers OS&D en recueillant et en organisant les documents requis.
• Contribuer aux rapports liés au service en compilant la documentation et les données nécessaires.
• Fournir un soutien administratif dans le cadre des enquêtes et des suivis liés au service, au besoin.
• Maintenir des dossiers bien organisés afin de répondre aux besoins de rapports internes et externes.

Soutien administratif et opérationnel

• Soutenir les opérations de transport en effectuant diverses tâches administratives et en préparant des rapports, au besoin.
• Aider les superviseurs et les gestionnaires à préparer les données et à répondre aux demandes de documentation.
• Maintenir des systèmes de classement électroniques et physiques organisés.
• Respecter les procédures établies et signaler les problèmes lorsque les normes de documentation ne sont pas respectées.

QUALIFICATIONS

• De 1 à 3 ans d’expérience dans un poste en logistique, en transport, en administration ou en soutien aux opérations.
• Grande attention aux détails et souci élevé de l’exactitude.
• Aisance avec les systèmes de numérisation, les outils de gestion documentaire et les tableurs.
• Capacité à effectuer des tâches routinières avec constance dans un environnement dynamique.
• Excellentes aptitudes en organisation et en gestion du temps.
• Bonnes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

INDICATEURS DE RÉUSSITE

• Dossiers de voyage quotidiens complets et exacts.
• Niveau élevé d’exactitude de la documentation et bons résultats lors des audits.
• Numérisation et archivage rapides et précis des preuves de livraison (POD), des connaissements (BOL) et des documents d’expédition.
• Soutien précis au suivi OS&D et aux rapports liés au service.
• Réduction des corrections et des suivis nécessaires en raison d’erreurs de documentation ou de données.

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