Missions & responsabilités principales

Gestion administrative & suivi budgétaire

• Assurer le suivi des budgets de fonctionnement du service
• Gérer les engagements de dépenses : création des bons de commande, suivi des factures et imputations
• Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs
• Consolider les données de reporting pour le pilotage de l’activité
• Veiller au respect des procédures internes

Coordination de l’agenda & logistique

• Organiser et optimiser l’agenda du manager en fonction des priorités du service
• Planifier et coordonner les réunions stratégiques et transverses (réservations, invitations, logistique)
• Veiller à la bonne organisation et à l’efficacité des réunions
• Organiser les déplacements professionnels (réservations, visas, logistique)
• Assurer le suivi administratif lié aux déplacements et aux événements

Support à la gestion d’équipe

• Relayer les informations clés auprès de l’équipe (emails, invitations, communications internes)
• Planifier les réunions d’équipe et les événements internes (séminaires, comités éditoriaux)
• Mettre à jour les différents plannings (présence équipe, CODI, réunions majeures) avec une vision à court et moyen terme
• Suivre les absences de l’équipe
• Assurer le suivi des notes de frais du manager
• Participer au processus d’intégration des nouveaux collaborateurs (onboarding, matériel, outils internes)
• Organiser l’envoi des vœux de fin d’année (mise à jour des contacts, coordination des envois, gestion des dotations)
• Assurer la récupération hebdomadaire du courrier du service
• Contribuer à la communauté des assistant(e)s (partage de bonnes pratiques, participation aux réunions, amélioration continue des outils et process)

Organisation d’événements & relations publiques

• Participer à l’organisation d’événements internes et externes (relations publiques)
• Coordonner les prestataires et piloter les aspects logistiques
• Négocier les devis dans le respect des budgets définis
• Contribuer à la création des supports événementiels (invitations, programmes, briefs, etc.)
• Réaliser les bilans post-événements
• Garantir le bon déroulé des événements (présence possible en soirée)

Suivi opérationnel des actions RP

• Mettre à jour les bases de données de contacts RP
• Gérer les invitations, relances et remerciements
• Assurer le suivi logistique des opérations (dotations, envois, etc.)
• Suivre les budgets liés aux actions de relations publiques
• Assurer le suivi des relations avec les agences et partenaires

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• Evénements internes (Masterclasses, conférences…)

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