Job Description:

Sous la supervision du Chef des affaires juridiques, vous serez le point d'ancrage opérationnel d'une petite équipe juridique qui soutient l'ensemble des activités d'EXFO dans plus de 25 pays. Vous prendrez en charge la tenue corporative des entités du groupe, le soutien aux dossiers de financement et de transactions, ainsi que la production et la qualité des documents juridiques.

Responsabilités principales 

• Produire les documents juridiques récurrents à partir des gabarits existants: lettres d'invitation et de visa, y compris les envois pour les événements corporatifs et les partenaires de distribution; 

• Assurer la gestion documentaire du service : numérisation, classement, archivage, coordination interne des signatures et contrôle de complétude des dossiers; 

• Gérer la boîte courriel légale, notamment en coordonnant les tâches, en assurant le suivi des demandes et en répondant aux demandeurs. 

• Assurer la maintenance corporative des entités du groupe dans l'outil Klea: registres, administrateurs, données d'entités et livres corporatifs; 

• Gérer les dépenses et factures : soumission des demandes, réconciliation des bons de commande et des factures de conseillers externes, suivi des paiements; 

• Préparer, mettre en forme et réviser les documents juridiques en français et en anglais, et produire les rapports de conformité des dossiers ; 

• Assister à la préparation des réunions du conseil d'administration et des comités: convocations, cahiers, préparation et circulation des résolutions et collecte des signatures; 

• Rédiger les résolutions courantes sur modèle et assurer les dépôts et renouvellements récurrents : rapport annuel fédéral, registre des lobbyistes, assemblées annuelles des entités étrangères; 

• Soutenir les dossiers de financement et de transactions: collecte et transmission des pièces, suivi des listes de conditions, préparation des annexes de divulgation et coordination avec les conseillers externes et les prêteurs; 

• Appuyer les processus de conformité KYC et les vérifications diligentes : collecte des formulaires, préparation et mise à jour des salles de données et suivi des demandes en attente; 

• Gérer le portefeuille de marques de commerce dans l’outil Alt Legal: suivi des échéances, renouvellements et coordination avec les agents externes ; 

• Saisir et valider les métadonnées contractuelles dans DocuSign CLM, sous la supervision du gestionnaire de contrats. 

Profil recherché 

• Diplôme d'études collégiales en techniques juridiques, formation en droit ou expérience équivalente en cabinet ou en contentieux d'entreprise; 

• Expérience pertinente comme parajuriste, technicien juridique ou dans un rôle de soutien juridique corporatif; 

• Expérience en droit corporatif : tenue de livres, résolutions, maintenance d'entités et préparation de réunions du conseil; 

• Expérience de soutien à des dossiers de financement, de vérification diligente ou de transactions (atout); 

• Aisance avec les outils numériques : suites de gestion d'entités et de marques, suite Office, plateformes de signature électronique, systèmes de gestion contractuelle ; 

• Aisance relationnelle démontrée : capacité à travailler directement avec les finances, les ressources humaines, l'approvisionnement, les entités du groupe à l'étranger et les conseillers externes, à obtenir l'information et à faire avancer les dossiers sans autorité hiérarchique. 

• Excellentes aptitudes rédactionnelles et souci du détail dans la révision de documents; 

• Rigueur dans le suivi des échéances et capacité à gérer plusieurs priorités simultanément; 

• Aisance à alterner entre un dossier de financement et la production d'un lot de lettres types dans la même journée; 

• Autonomie et sens de l'initiative : capacité à faire avancer les dossiers et à relancer les intervenants.

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