Standort

SERVA Electrophoresis GmbH

Heidelberg  

Hauptaufgaben

Der Sachbearbeiter Auftragsabwicklung und Versand ist verantwortlich für die termingerechte und korrekte Bearbeitung von Kundenaufträgen sowie die Erstellung und Koordination aller versandrelevanten Dokumente und Prozesse. Die Position fungiert als Schnittstelle zwischen Kunden, Vertrieb, Logistik, Lager, Produktion und externen Dienstleistern, um eine reibungslose Auftragsabwicklung sicherzustellen.  

Zu den Kernaufgaben gehören die Auftragserfassung und –pflege im ERP-System, die Koordination von Lieferterminen, die Erstellung von Versand- und Exportdokumenten, die Kommunikation mit Spediteuren sowie die Sicherstellung und Einhaltung interner Prozesse und gesetzlicher Vorschriften. 

Berufsqualifikation

Ausbildung und Erfahrung   

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Weiterbildung im Bereich Logistik, Versand, Export oder Supply Chain Management von Vorteil General      

• Mindestens 2-3 Jahre Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung, Logistik, Versand oder Kundenbetreuung
• Erfahrung in der Bearbeitung nationaler und internationaler Versandprozesse 
• Kenntnisse in der Erstellung von Versand- und Exportdokumenten 
• Erfahrung im Umgang mit Speditionen, Kurierdiensten und Zollthemen von Vorteil
• Erfahrung in einem internationalen und kundenorientierten Umfeld wünschenswert
• Gute Kenntnisse der MS-Office Anwendungen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen (Oracle-NetSuite oder Navision von Vorteil)
• Ausgeprägte Service- und Kundenorientierung
• Strukturierte, sorgfältige und selbständige Arbeitsweise
• Hohes Maß an Organisationsfähigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Prioritäten zu setzen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Hohe Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Aufgaben

Spezifisch   

AUFTRAGSABWICKLUNG:

• Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Kundenaufträgen im ERP-System
• Überwachung der vollständigen und korrekten Auftragsdaten
• Terminverfolgung und Sicherstellung der termingerechten Auftragsabwicklung
• Kommunikation mit Kunden hinsichtlich Auftragsstatus, Lieferterminen und Rückfragen
• Bearbeitung von Auftragsänderungen, Stornierungen und Reklamationen
• Enge Zusammenarbeit mit Vertrieb, Produktion, Lager und Qualitätskontrolle bzw. -management
• Pflege von Kunden- und Stammdaten im ERP-System

VERSAND & LOGISTIK

• Planung, Koordination und Organisation nationaler und internationaler Warensendungen
• Erstellung aller erforderlichen Versandunterlagen, einschließlich Lieferschein und Frachtpapieren
• Erstellung und Prüfung von Export- und Zolldokumenten
• Auswahl und Beauftragung geeigneter Frachtdienstleister
• Abstimmung und Überwachung von Abholungen und Lieferterminen

COMPLIANCE & DOKUMENTATION

• Sicherstellung er Einhaltung interner Richtlinien sowie gesetzlicher Vorgaben
• Sanktionslistenprüfungen
• Pflege und Archivierung auftrags- und versandrelevanter Dokumente
• Unterstützung bei internen und externen Audits