About this Head of Office Management role at Ajax
Ajax Systems має виробництво повного циклу: від генерації ідей та створення прототипів до масового виробництва та продажу по всьому світу. Кожен департамент закриває певну операційну потребу бізнесу в повній мірі. Фахівці компанії залучені на всіх етапах: від виробничої лінії в Україні до логістичного центру в Польщі, звідки продукцію відправляють дистрибʼюторам по всьому світу.
Обов‘язки:
Управління адміністративною діяльністю компанії (офіси, в т.ч. закордонні, виробничі майданчики, господарське забезпечення, орендні відносини);
Впровадження стандартів сервісу і процедур по всіх локаціях;
Впровадження KPI та SLA;
Планування розширення/релокацій;
Space management (ефективність використання площ);
Робота з Service Desk;
Вимірювання задоволеності (NPS/surveys);
Організація роботи офісів, включаючи: забезпечення робочих місць, контроль чистоти, сервісів;
Управління підрядниками: клінінг, кейтиринг, офісне забезпечення;
Контроль бюджету: планування, оптимізація витрат;
Підготовка тендерної документації/ технічних завдань та закупівлі;
Організація закупівель (канцтовари, обладнання, меблі);
Вимоги:
Основні hard skills:
-
досвід управління великими офісами та виробничими майданчиками в т.ч. закордонними;
-
експлуатація нерухомості (facility management);
-
бюджетування та фінансовий контроль;
-
управління підрядниками та договорами;
-
закупівлі та тендерні процедури;
-
розмовна англійська не нижче B1/B2;
-
вміння працювати в Excel, системами обліку.
-
ефективна комунікація, орієнтація на результат і сервіс;
-
системний та послідовний, структурований підхід;
-
управлінські та організаторські здібності;
-
стресостійкість;
-
навички переговорів.
-
досвід використання інструментів Jira, Confluence, Excel/Sheets на рівні формул, зведених таблиць.
-
базові навички репортингу;
-
вміння аналізувати вузькі місця процесу (bottlenecks).
Основні soft skills:
Буде плюсом:
