La personne titulaire de ce poste agit comme gestionnaire principal·e des opérations financières quotidiennes pour un portefeuille de clients établis au Québec, avec une responsabilité prioritaire à l'égard du programme L'Oréal, le compte le plus important et le plus complexe du portefeuille.

Le rôle assure une exécution de niveau senior, une visibilité transversale entre les clients et les divisions, une rigueur commerciale ainsi qu'une structure de gestion de projet et de gouvernance opérationnelle dans un environnement caractérisé par un volume élevé de campagnes.

En étroite collaboration avec la haute direction des Finances, les responsables de comptes, les équipes-conseils, les parties prenantes de L'Oréal et les équipes responsables des autres clients assignés, cette personne met en place et maintient les mécanismes de suivi et la discipline financière nécessaires pour assurer une gestion intégrée des approbations de campagnes, des bons de commande (PO), de la facturation, des contrats avec les influenceurs, des factures et des paiements.

Elle veille également à ce que les enjeux et les écarts soient identifiés, suivis et escaladés avant qu'ils ne prennent de l'ampleur.

Le rôle comprend également la supervision quotidienne du ou de la Spécialiste, paiements et rapprochements de campagnes, afin d'assurer une gestion efficace des priorités, des livrables, des rapprochements et des suivis liés aux paiements.

Contexte du programme

Le poste soutient les opérations financières d'un portefeuille de clients établis au Québec, dont L'Oréal représente le programme le plus important, le plus volumineux et le plus complexe sur le plan opérationnel.

Le programme L'Oréal couvre plusieurs divisions et marques et compte environ 60 campagnes par trimestre, avec de nombreux influenceurs, bons de commande, approbations, livrables, factures et paiements en cours simultanément.

La personne titulaire du poste est responsable de maintenir une vue fiable et consolidée de l'état des campagnes et des activités financières pour l'ensemble du portefeuille assigné. Grâce à une solide compréhension financière, elle identifie les risques rapidement, établit les priorités et assure les suivis opérationnels nécessaires afin de protéger les engagements envers les clients.

Principales responsabilités

Gouvernance du programme et cadence opérationnelle

• Assurer la gestion et la mise à jour d'un suivi centralisé des campagnes, des bons de commande, de la facturation et des paiements pour L'Oréal et les autres clients québécois assignés.
• Veiller à ce que l'information soit complète, à jour et exploitable par client, division, marque, campagne, valeur du bon de commande, statut de facturation, statut de paiement, responsable, ancienneté du dossier et prochaine action requise.
• Diriger des rencontres de travail régulières axées sur les finances pour L'Oréal et, au besoin, pour les autres clients assignés, en collaboration avec les responsables clients, les responsables de divisions, les Finances et les autres parties prenantes.
• Agir comme point de liaison entre les Finances, les équipes-conseils, les responsables de divisions, les contacts clients et les équipes responsables des paiements aux influenceurs.
• Élaborer et gérer des plans de projet, des échéanciers, des registres d'actions et des suivis des dépendances pour les différents volets financiers.
• S'assurer que le statut des bons de commande, les campagnes non appariées, les risques de facturation et les suivis clients figurent systématiquement à l'ordre du jour des rencontres pertinentes.
• Préparer et diffuser des résumés concis avant les rencontres afin de mettre en évidence les principaux risques, les décisions requises, les actions en cours, les dépendances et les prochaines étapes recommandées.
• Maintenir une visibilité transversale entre les divisions afin d'identifier rapidement les tendances, les goulots d'étranglement, les incohérences de nomenclature, les variations de valeur des bons de commande et les enjeux récurrents.
• Établir et maintenir une cadence opérationnelle cohérente entre les divisions et les marques, avec des responsabilités, des échéanciers, des mécanismes d'escalade et des attentes clairs.

Communication avec les clients

• Agir comme principal point de contact quotidien de niveau senior pour les questions d'opérations financières liées aux bons de commande, à la facturation, à la documentation et à l'alignement entre les campagnes et les bons de commande.
• Effectuer les suivis nécessaires afin d'obtenir les bons de commande manquants, de clarifier les écarts de nomenclature, de confirmer les montants approuvés et de résoudre les problèmes d'appariement avant qu'une escalade formelle ne soit nécessaire.
• Documenter les interactions avec les clients, les engagements pris et les échéanciers dans les outils de suivi partagés.
• Favoriser l'adoption des meilleures pratiques auprès des clients, notamment en matière de nomenclature des bons de commande, de délais d'approbation, de confirmation des budgets et de documentation.

Opérations financières et gouvernance de la facturation

• Maintenir des informations complètes, exactes et à jour sur les campagnes et les activités financières afin de soutenir l'appariement, les revues de travaux en cours, la facturation, les rapprochements et le suivi des paiements.
• Transmettre rapidement aux équipes des Finances les mises à jour concernant les bons de commande et les paiements obtenues lors des rencontres avec les clients.
• Identifier les activités non facturées ou facturées à l'avance, les bons de commande non appariés et les éléments présentant une exposition financière, et s'assurer qu'un responsable et un plan de résolution sont clairement établis.
• Coordonner les efforts de rapprochement des campagnes historiques, notamment pour les campagnes des années précédentes, les activités non facturées ou les éléments facturés à l'avance nécessitant un suivi.
• Identifier rapidement les éléments approchant le seuil d'escalade de 21 jours et fournir aux responsables seniors un résumé clair de la situation, des actions recommandées et du contexte nécessaire.

Gestion des escalades

• Surveiller les éléments en souffrance, les campagnes non appariées, les bons de commande manquants et les obstacles à la facturation.
• Identifier et signaler de manière proactive les éléments à risque avant qu'ils ne compromettent la facturation, les délais de paiement ou la confiance du client.
• Préparer des résumés d'escalade comprenant les détails de la campagne, la division, la marque, le statut et la valeur du bon de commande, l'historique des suivis, l'exposition financière, la décision requise et les prochaines étapes recommandées.
• Assurer le suivi des éléments escaladés jusqu'à leur résolution complète.

Contrats, facturation et paiements des influenceurs

• Superviser le volet des paiements et des rapprochements liés aux influenceurs et fournir une orientation claire au ou à la Spécialiste, paiements et rapprochements de campagnes.
• Examiner régulièrement le statut des paiements, les rapprochements et les situations d'exception afin d'identifier les risques liés aux délais, les lacunes documentaires, l'exposition financière et les escalades requises.
• Coordonner les processus contractuels avec les influenceurs afin de s'assurer que les ententes sont initiées, suivies et signées dans les délais prévus.
• Coordonner la collecte, la vérification et la transmission des factures des influenceurs aux Finances.
• Surveiller le statut des paiements et signaler de manière proactive tout retard susceptible d'affecter la livraison des campagnes ou les engagements envers les clients.
• Surveiller la séquence entre les bons de commande, la facturation et les paiements afin d'identifier rapidement les exceptions et de réduire l'exposition financière.
• Contribuer au respect des délais de paiement des influenceurs, un indicateur clé de performance du service client.

Finances Burson et opérations internes

• Diriger les revues régulières des travaux en cours et de la gouvernance financière pour L'Oréal et les autres clients québécois assignés.
• Appliquer un jugement commercial solide pour suivre l'évolution des budgets, des bons de commande, des approbations de campagnes et des écarts financiers.
• Superviser les rapprochements de facturation interne afin de s'assurer que les factures émises correspondent aux budgets approuvés, aux bons de commande des clients, aux activités des campagnes, aux portées de travail convenues, aux coûts liés aux influenceurs et aux approbations documentées.
• Assurer une supervision de niveau senior de la préparation financière de fin de mois et de fin de trimestre.
• Maintenir une documentation complète et prête pour les audits, notamment les contrats, factures, approbations, documents clients, justificatifs de paiement et décisions importantes.
• Fournir à la direction des Finances et aux responsables de comptes des rapports concis permettant de prendre rapidement des décisions sur les bons de commande en suspens, l'exposition liée à la facturation, les escalades, les éléments vieillissants et les risques structurels.

À quoi ressemble la réussite dans ce rôle

• Les bons de commande sont obtenus, appariés ou activement escaladés dans les délais convenus, avec une responsabilité claire et des prochaines étapes documentées.
• Aucun bon de commande n'atteint le seuil d'escalade de 21 jours sans plan de suivi documenté.
• Les contrats, factures et paiements des influenceurs sont traités dans les délais prévus.
• Les exceptions et les risques sont identifiés suffisamment tôt pour éviter une exposition financière évitable.
• Les données internes relatives aux travaux en cours et à la facturation sont exactes et à jour.
• Les équipes des Finances et les équipes clients travaillent à partir d'une information cohérente et partagée.
• Le ou la Spécialiste, paiements et rapprochements de campagnes bénéficie de priorités claires, d'une supervision efficace et du soutien nécessaire.
• L'Oréal bénéficie du niveau de suivi opérationnel et financier requis par la taille et la complexité du programme, tout en maintenant une gestion rigoureuse des autres clients québécois assignés.
• L'exposition non facturée est visible, suivie et réduite grâce à un appariement rapide des bons de commande, des suivis clients efficaces et des rapprochements de facturation rigoureux.
• Les équipes disposent d'une vue opérationnelle unique et fiable de l'état des campagnes, des finances, des risques en suspens et des actions requises.
• Les responsables seniors des comptes interviennent principalement lorsque leur niveau d'escalade est nécessaire, plutôt que pour assurer les suivis courants.

Qualifications, compétences et expérience

• Au moins 7 ans d'expérience en finance client, finance de projet, opérations d'agence, publicité, relations publiques, communications intégrées, marketing d'influence ou dans un domaine connexe.
• Expérience dans la gestion ou le soutien de comptes clients complexes ou de portefeuilles comprenant plusieurs marques, divisions, campagnes, parties prenantes, budgets, bons de commande, activités de facturation et processus de paiement.
• Formation postsecondaire en administration, finance, comptabilité, marketing, communications ou dans un domaine connexe; une combinaison équivalente de formation et d'expérience pratique pourra également être considérée.
• Bilinguisme français-anglais requis, avec la capacité de communiquer clairement et professionnellement avec les équipes internes, les clients et les partenaires externes.
• Solides compétences financières et capacité à comprendre les budgets, les bons de commande, la facturation, les travaux en cours, l'exposition financière, les rapprochements et les délais de paiement dans un environnement de services-conseils.
• Esprit stratégique et sens commercial permettant de relier les détails opérationnels aux priorités plus larges du client, des finances et de la gestion de comptes.
• Excellentes compétences en gestion des parties prenantes, avec la capacité d'influencer sans autorité directe, de remettre en question de façon diplomatique, de clarifier les responsabilités, d'escalader les risques et d'assurer les suivis.
• Expérience en gestion, en accompagnement ou en supervision quotidienne d'une ressource ou d'une petite équipe d'opérations financières.
• Excellentes capacités d'organisation et grande attention aux détails, jumelées à un jugement solide et à de fortes compétences en communication écrite et verbale.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs campagnes, échéanciers, suivis, processus d'escalade et volets financiers.
• Une expérience dans l'application de méthodes de gestion de projet à des environnements financiers, opérationnels ou de gestion de comptes complexes constitue un atout.