À propos de Mila

Fondé par le professeur Yoshua Bengio de l’Université de Montréal, Mila rassemble des chercheurs spécialisés en intelligence artificielle et plus précisément en apprentissage automatique, apprentissage profond et apprentissage par renforcement. Reconnu mondialement pour ses importantes contributions au domaine de l’apprentissage profond, Mila s’est particulièrement distingué dans la modélisation du langage, la traduction automatique, la reconnaissance d’objets et les modèles génératifs. Depuis 2017, Mila est le fruit d’une collaboration entre l’Université de Montréal et l’Université McGill, en lien étroit avec Polytechnique Montréal et HEC Montréal.

Mila s’est donné pour mission d’être un pôle mondial d’avancées scientifiques qui inspire l’innovation et l’essor de l’intelligence artificielle (IA) au bénéfice de tous.

Pour en connaitre davantage, veuillez consulter https://mila.quebec/

Description du mandat:

Relevant de la responsable de l'expérience en apprentissage et développement, vous veillerez à la coordination fluide des activités et contribuerez à la prestation des programmes d'apprentissage et de développement qui soutiennent les membres de notre écosystème dans leur croissance et leur développement. Vous jouerez un rôle clé pour assurer l'excellence de nos activités en présentiel, en ligne et asynchrones en prenant en charge les opérations quotidiennes, en coordonnant avec les partenaires internes et externes, et en assurant les suivis nécessaires.

Fonctions et responsabilités:

Coordination des formations

• Coordonner la planification et la prestation des séances de formation, des ateliers et des programmes d'apprentissage, tant en présentiel qu'en virtuel.
• Coordonner les participant·e·s aux programmes d'apprentissage et de développement (ex. : création de formulaires d'inscription, gestion des listes de diffusion et des inscriptions, rédaction et gestion des communications avec les participant·e·s avant, pendant et après la séance ou le programme, création et analyse de formulaires d'évaluation).
• Soutenir les facilitateurs·trices et les responsables de programmes dans la logistique avant, pendant et après les séances.

Liaison avec les fournisseurs

• Agir en tant que point de contact principal pour les fournisseurs externes, facilitateurs·trices et prestataires de services désignés.
• Gérer les communications quotidiennes et confirmer la portée et les échéanciers.
• Aider à établir et à nourrir des relations solides et collaboratives avec nos partenaires.

Activités hors site et événements

• Planifier et coordonner de bout en bout les activités hors site, les retraites et les événements d'apprentissage, y compris la recherche de lieux, le service traiteur, l'audiovisuel et les besoins d'accessibilité.
• Anticiper les détails et s'adapter avec calme lorsque les plans changent.

Administration des programmes

• Configurer et mettre à jour les informations relatives aux programmes sur les différentes plateformes numériques utilisées, y compris notre système de gestion de l'apprentissage (LMS), et assurer la bonne transmission du contenu aux différentes parties prenantes.
• Gérer l'inscription des participant·e·s, le suivi des présences et les communications de suivi.
• Diffuser des sondages pré- et post-programme, compiler les résultats et partager les observations avec l'équipe.
• Maintenir à jour une base de données des lieux externes, des emplacements et des fournisseurs, incluant la capacité, la tarification, les contacts et les commentaires antérieurs.
• Conserver les dossiers de programmes, les outils de suivi et les disques partagés organisés et à jour.

Requirements

Profil recherché:

• 2 à 4 ans d'expérience pertinente en coordination, planification d'événements, administration de programmes ou dans un rôle connexe, idéalement au sein d'équipes axées sur l'apprentissage, les RH ou les personnes.
• Compétences organisationnelles exceptionnelles et amour sincère du détail, avec la capacité de jongler avec plusieurs programmes et échéances à la fois.
• Communication claire et courtoise, tant à l'écrit qu'à l'oral, avec les participant·e·s, les collègues et les partenaires externes.
• Aisance avec les LMS, les outils de sondage et Google Workspace.
• Esprit proactif et axé sur le service
• Discrétion et bon jugement lors du traitement des informations sur les participant·e·s.
• La connaissance des principes d'apprentissage des adultes ou des programmes de développement du leadership est un atout.
• Bilinguisme (français et anglais) requis en raison des interactions que vous aurez dans le cadre de votre emploi avec certains·e·s de nos partenaires, parties prenantes ou membres anglophones de notre communauté académique.

Benefits

De bonnes raisons pour travailler à Mila

• L’occasion de contribuer à une mission unique avec un impact important;
• Un programme d’assurance collective complet (maladie, dentaire, invalidité, vie, assurance voyage et garanties complémentaires);
• Un programme d’aide aux employés et à la famille;
• Un accès à un service de télémédecine;
• Une politique de congés annuels offrant une base de 20 jours de vacances dès l’embauche;
• Un régime d’épargne retraite avec contribution de l’employeur minimale de 4%;
• Une généreuse enveloppe flexible vous permettant de personnaliser vos avantages sociaux en fonction de ce qui contribue à votre bien-être. Vous pouvez sélectionner et combiner les options qui correspondent à vos besoins parmi les crédits style de vie, une assurance bonifiée, des journées de vacances supplémentaires et une contribution enrichie au régime de retraite;
• Un horaire flexible, un horaire d’été et une possibilité de télétravail;
• Un milieu de travail au cœur de la Petite Italie, dans le quartier branché Mile-Ex, à proximité des transports en commun;
• Une équipe d’experts de leur domaine, des gens passionnés et passionnants;
• Une ambiance de travail collaborative et inclusive.

Nous voulons vous connaître

À Mila, la diversité nous tient à cœur. Nous valorisons un environnement de travail équitable, ouvert et respectueux des différences. Nous encourageons toute personne souhaitant œuvrer dans un écosystème en progression continue et stimulée à contribuer à l’application et la définition d’une culture saine et inclusive, à postuler.

Veuillez noter que seules les personnes sélectionnées seront contactées.

https://mila.quebec/fr/protection-de-la-vie-privee