Work Schedule

Environmental Conditions

Job Description

Commercial Tender Specialist

Location: Warsaw, Poland
Work Schedule: Standard (Monday–Friday)
Work Environment: Office / Fully Onsite

About our Warsaw team

Based in Warsaw, our team supports customers across Poland and other Central European markets by providing commercial, sales, service and operational support for Thermo Fisher Scientific's broad portfolio of laboratory instruments, life sciences solutions, diagnostics and consumables.

You will work in a collaborative and international environment, partnering closely with Sales, Customer Care, Finance, Legal and other cross-functional teams to support commercial activities and deliver an outstanding customer experience.

The Role

As a Commercial Tender Specialist, you will support the preparation and coordination of commercial tenders, quotations and related documentation across Poland and selected Central European markets.

The role combines commercial operations, tender support, product and documentation analysis, pricing support and market intelligence. You will work closely with internal stakeholders to ensure that tender submissions and commercial activities are accurate, compliant and delivered within required deadlines.

The role also provides an opportunity to contribute to process improvements, develop market knowledge and support the continuous improvement of tender and commercial operations.

Key Responsibilities

• Support tender activities across Poland, Czech Republic, Slovakia and Hungary, including monitoring and initial screening of opportunities and coordinating required documentation.

• Prepare product, pricing and commercial documentation for tenders and quotations.

• Review tender requirements and identify the relevant Thermo Fisher Scientific products, catalogue numbers, specifications, pack sizes, quantities, units and other required parameters.

• Research and compile technical documentation, including SDS/MSDS, datasheets, certificates, instructions and product information.

• Prepare product leaflets and documentation packages required for tender submissions and quotations.

• Support pricing calculations by checking quantities, units, pack sizes and historical or market pricing information.

• Collect and analyse competitor pricing and tender results, contributing to a structured database covering products, manufacturers, catalogue numbers, prices, customers and countries.

• Support the matching of Thermo Fisher Scientific products with competitor products based on catalogue numbers, technical specifications and official manufacturer documentation.

• Support tender activities where Polish-language expertise is not required, allowing colleagues with strong Polish-language skills to focus on more complex local requirements, product interpretation and formal tender matters.

• Collaborate with Sales, Finance, Legal, Customer Care and other stakeholders to ensure accurate and timely completion of tender and commercial activities.

• Identify opportunities to improve processes, tools and ways of working within commercial operations.

• Use available digital and AI-enabled tools to support translation, documentation research and preliminary analysis where appropriate.

Requirements

• A Bachelor’s Degree in Biology, Biotechnology, Life Sciences or a related scientific discipline is required, together with relevant experience in commercial operations, bid management, customer service, tender support or a related business environment, or an equivalent combination of education and experience.

• Experience in commercial operations, bid management, customer service, sales support, procurement or a related environment is preferred.

• Experience working with commercial documentation, quotations or tenders is an advantage but is not a mandatory requirement.

• Strong analytical and problem-solving skills with excellent attention to detail.

• Strong knowledge of Microsoft Office Suite; experience with ERP systems such as SAP or Oracle is an advantage.

• Strong organisational and project coordination skills, with the ability to manage multiple priorities and deadlines.

• Ability to analyse data and translate information into actionable insights.

• Strong communication and stakeholder-management skills.

• Fluent English is required.

• Polish language skills are not mandatory for all activities of the role, as part of the scope will support Central European markets and activities that do not require Polish-language expertise.

• Willingness to learn Polish and progressively develop the ability to operate more independently within the local Polish working environment.

• Ability to work independently while collaborating effectively with international and cross-functional teams.

• Strong customer focus and a results-oriented mindset.

• Adaptability and willingness to work in a changing and international environment.

Polish Language Considerations

Polish is required only for activities where a strong understanding of Polish-language tender documentation or local requirements is necessary. These activities will remain primarily with colleagues who have the required level of Polish proficiency.

For the successful candidate, there will be an expectation to develop Polish-language skills over time and progressively increase their ability to support the local team.

During onboarding, appropriate support can be provided through translation tools, AI-enabled solutions and collaboration with Polish-speaking colleagues where required.

Specjalista ds. Przetargów Handlowych

Lokalizacja: Warszawa, Polska
Tryb pracy: Standardowy (poniedziałek–piątek)
Środowisko pracy: Praca stacjonarna w biurze

O naszym zespole w Warszawie

Nasz zespół w Warszawie wspiera klientów w Polsce oraz na innych rynkach Europy Środkowej, zapewniając wsparcie w obszarach sprzedaży, obsługi klienta, serwisu oraz operacji handlowych dla szerokiego portfolio instrumentów laboratoryjnych, rozwiązań z zakresu life sciences, diagnostyki oraz materiałów eksploatacyjnych firmy Thermo Fisher Scientific.

Na tym stanowisku będziesz pracować w międzynarodowym i współpracującym środowisku, ściśle współdziałając z zespołami Sales, Customer Care, Finance, Legal oraz innymi zespołami funkcjonalnymi w celu wspierania działań handlowych i zapewnienia wysokiej jakości obsługi klienta.

O stanowisku

Jako Specjalista ds. Przetargów Handlowych będziesz wspierać przygotowanie i koordynację przetargów handlowych, ofert oraz związanej z nimi dokumentacji w Polsce i wybranych krajach Europy Środkowej.

Stanowisko łączy w sobie obszary operacji handlowych, wsparcia procesów przetargowych, analizy produktów i dokumentacji, wsparcia w zakresie cen oraz analizy rynku i konkurencji. Będziesz ściśle współpracować z wewnętrznymi interesariuszami, aby zapewnić poprawność, zgodność z wymaganiami oraz terminową realizację ofert przetargowych i działań handlowych.

Stanowisko daje również możliwość udziału w usprawnianiu procesów, rozwijaniu wiedzy o rynku oraz ciągłym doskonaleniu procesów przetargowych i operacji handlowych.

Kluczowe obowiązki

• Wsparcie procesów przetargowych w Polsce, Czechach, na Słowacji i Węgrzech, w tym monitorowanie i wstępna analiza możliwości przetargowych oraz koordynowanie wymaganej dokumentacji.

• Przygotowywanie dokumentacji produktowej, cenowej i handlowej na potrzeby przetargów i ofert.

• Analizowanie wymagań przetargowych oraz identyfikowanie odpowiednich produktów Thermo Fisher Scientific, numerów katalogowych, specyfikacji, wielkości opakowań, ilości, jednostek miary i innych wymaganych parametrów.

• Wyszukiwanie i kompletowanie dokumentacji technicznej, w tym kart charakterystyki SDS/MSDS, kart produktów, certyfikatów, instrukcji oraz innych informacji produktowych.

• Przygotowywanie ulotek produktowych oraz pakietów dokumentacji wymaganych do składania ofert przetargowych i przygotowywania wycen.

• Wsparcie w kalkulacji cen poprzez weryfikację ilości, jednostek, wielkości opakowań oraz danych dotyczących cen historycznych i rynkowych.

• Gromadzenie i analiza cen konkurencji oraz wyników przetargów, a także współtworzenie uporządkowanej bazy danych obejmującej produkty, producentów, numery katalogowe, ceny, klientów i kraje.

• Wsparcie w porównywaniu produktów Thermo Fisher Scientific z produktami konkurencji na podstawie numerów katalogowych, specyfikacji technicznych oraz oficjalnej dokumentacji producentów.

• Wsparcie działań przetargowych, w przypadku których znajomość języka polskiego nie jest wymagana, umożliwiając współpracownikom posiadającym zaawansowaną znajomość języka polskiego skupienie się na bardziej złożonych wymaganiach lokalnych, interpretacji produktów i formalnych aspektach przetargów.

• Współpraca z zespołami Sales, Finance, Legal, Customer Care oraz innymi interesariuszami w celu zapewnienia dokładnej i terminowej realizacji procesów przetargowych i działań handlowych.

• Identyfikowanie możliwości usprawniania procesów, narzędzi i sposobów pracy w obszarze operacji handlowych.

• Wykorzystywanie dostępnych narzędzi cyfrowych i rozwiązań opartych na AI do wspierania tłumaczeń, wyszukiwania dokumentacji oraz wstępnej analizy, tam gdzie jest to odpowiednie.

Wymagania

• Wykształcenie wyższe (licencjat/inżynier) w dziedzinie biologii, biotechnologii, nauk przyrodniczych/life sciences lub pokrewnej dziedzinie naukowej jest wymagane, wraz z odpowiednim doświadczeniem w obszarze operacji handlowych, zarządzania ofertami/przetargami, obsługi klienta, wsparcia procesów przetargowych lub w pokrewnej dziedzinie biznesowej, lub równoważne połączenie wykształcenia i doświadczenia zawodowego.

• Doświadczenie w obszarze operacji handlowych, przetargów, obsługi klienta, wsparcia sprzedaży, zakupów lub pokrewnym będzie dodatkowym atutem.

• Doświadczenie w pracy z dokumentacją handlową, ofertami lub przetargami będzie mile widziane, ale nie jest wymagane.

• Bardzo dobre umiejętności analityczne i rozwiązywania problemów oraz duża dbałość o szczegóły.

• Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office; doświadczenie z systemami ERP, takimi jak SAP lub Oracle, będzie dodatkowym atutem.

• Bardzo dobre umiejętności organizacyjne i koordynacyjne oraz zdolność do zarządzania wieloma zadaniami i terminami jednocześnie.

• Umiejętność analizowania danych i przekładania informacji na konkretne działania i rekomendacje.

• Bardzo dobre umiejętności komunikacyjne oraz współpracy z różnymi interesariuszami.

• Biegła znajomość języka angielskiego jest wymagana.

• Znajomość języka polskiego nie jest wymagana w przypadku wszystkich obowiązków na tym stanowisku, ponieważ część zakresu pracy będzie obejmować wsparcie rynków Europy Środkowej oraz działania, które nie wymagają znajomości języka polskiego.

• Gotowość do nauki języka polskiego i stopniowego rozwijania umiejętności umożliwiających bardziej samodzielną pracę w lokalnym polskim środowisku biznesowym.

• Umiejętność samodzielnej pracy przy jednoczesnej efektywnej współpracy z międzynarodowymi i międzyfunkcyjnymi zespołami.

• Silne nastawienie na klienta oraz orientacja na osiąganie wyników.

• Elastyczność i gotowość do pracy w dynamicznym, międzynarodowym środowisku.

Znajomość języka polskiego

Znajomość języka polskiego jest wymagana jedynie w przypadku zadań, które wymagają dobrej znajomości polskojęzycznej dokumentacji przetargowej lub lokalnych wymagań. Zadania te będą w dalszym ciągu realizowane przede wszystkim przez osoby posiadające odpowiedni poziom znajomości języka polskiego.

Od wybranej osoby oczekuje się stopniowego rozwijania znajomości języka polskiego oraz zwiększania z czasem możliwości samodzielnego wspierania lokalnego zespołu.

W okresie wdrożenia możliwe będzie korzystanie z odpowiedniego wsparcia, w tym narzędzi tłumaczeniowych, rozwiązań opartych na AI oraz współpracy z polskojęzycznymi członkami zespołu.