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Employee Contract Type:

Job Description:

OBJETIVO DA FUNÇÃO

O Assistente de Pessoas & Cultura (P&C) presta apoio administrativo, operacional e de atendimento de elevada qualidade à função de Pessoas & Cultura, assegurando uma gestão eficiente dos sistemas, processamento salarial, recrutamento, reporting e conformidade organizacional.

A função é responsável por garantir a gestão rigorosa dos dados dos colaboradores, a administração salarial, o suporte aos sistemas de Recursos Humanos, a coordenação dos processos de recrutamento e integração de novos colaboradores, o cumprimento das políticas da World Vision e da legislação laboral angolana, bem como a produção de relatórios e análises da força de trabalho.

Esta posição desempenha um papel fundamental nas operações de Pessoas & Cultura, apoiando gestores e colaboradores ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador, promovendo a excelência operacional, a integridade dos dados, o bem-estar dos colaboradores e uma cultura organizacional positiva.

Adicionalmente, contribui para a eficácia organizacional através da coordenação de projetos de P&C, do apoio a iniciativas de transformação digital, do fortalecimento do envolvimento dos colaboradores e da disponibilização de informação rigorosa e atempada para suporte à tomada de decisão.

1.Gestão de Arquivos Físicos e Digitais dos Trabalhadores

• Manter os processos individuais dos trabalhadores completos, atualizados e organizados, tanto em formato físico como digital.
• Arquivar de forma atempada contratos de trabalho, avaliações de desempenho, registos disciplinares e outros documentos relacionados com os trabalhadores.
• Garantir a confidencialidade e o armazenamento seguro das informações dos trabalhadores, em conformidade com as políticas da organização.
• Realizar auditorias periódicas para verificar a integridade, exatidão e atualização dos processos individuais.
• Facilitar o acesso e a recuperação atempada dos registos dos trabalhadores para fins operacionais, de conformidade e auditoria.

2.Assegurar a Atualização dos Sistemas de P&C, Repositórios Box e Arquivos Físicos

• Atualizar, de forma atempada, os registos dos trabalhadores no Workday, Box, sistemas de processamento salarial e outras bases de dados de P&C.
• Verificar a exatidão e consistência dos dados em todos os sistemas de Recursos Humanos e plataformas de arquivo.
• Processar alterações ao longo do ciclo de vida dos Trabalhadores, incluindo admissões, transferências, promoções e desvinculações.
• Realizar revisões periódicas da qualidade dos dados e corrigir prontamente quaisquer discrepâncias identificadas.
• Garantir informação fiável e atualizada da força de trabalho para suporte ao reporte e à tomada de decisão.

3.Apoio aos Processos de Recrutamento e Formação

• Coordenar a divulgação de vagas, a triagem de candidaturas, o agendamento de entrevistas e a verificação de referências.
• Manter atualizados os mapas de acompanhamento de recrutamento e assegurar o correto registo da documentação associada ao processo.
• Preparar contratos de trabalho e documentação de integração para novos colaboradores.
• Coordenar programas de acolhimento e integração de novos colaboradores.
• Apoiar o planeamento e a implementação de iniciativas de formação e desenvolvimento de competências dos colaboradores.

4.Apoio ao Processo Completo de Processamento Salarial

• Compilar e validar os dados salariais para garantir a sua exatidão antes do processamento.
• Processar salários, benefícios, deduções e contribuições legais dos trabalhadores.
• Efetuar a reconciliação dos relatórios salariais e resolver discrepâncias antes da submissão final da folha salarial.
• Coordenar as submissões à Administração Geral Tributária (AGT) e ao Instituto Nacional de Segurança Social (INSS), garantindo o cumprimento dos prazos legais.
• Responder a questões relacionadas com remunerações e manter os registos salariais com elevado nível de confidencialidade.

5.Atuar como Embaixador do Programa LDR (Listening, Development & Recognition) de P&C

• Coordenar iniciativas de escuta ativa dos colaboradores, inquéritos de satisfação e outros mecanismos de recolha de feedback.
• Promover programas de reconhecimento e valorização dos colaboradores, destacando conquistas e contributos relevantes.
• Apoiar iniciativas de aprendizagem e desenvolvimento alinhadas com as necessidades organizacionais.
• Acompanhar e monitorizar programas de envolvimento, desenvolvimento e reconhecimento dos colaboradores.
• Colaborar com os gestores para promover um ambiente de trabalho positivo, inclusivo e motivador.

6.Autogestão e Apoio aos Outros

• Promover uma cultura de serviço centrada no colaborador dentro da área de Pessoas & Cultura, assegurando elevados padrões de qualidade e uma experiência positiva para todos os colaboradores.
• Demonstrar comportamentos alinhados com os valores, missão e propósito da World Vision, garantindo um serviço de elevada qualidade a colaboradores, visitantes e demais partes interessadas.
• Apoiar a liderança de P&C e os gestores na promoção de uma cultura organizacional saudável, positiva e orientada por valores, incentivando a colaboração, responsabilização, respeito e desenvolvimento profissional.
• Prestar orientação e apoio técnico a gestores e colaboradores em matérias de relações laborais, incluindo processos disciplinares, gestão de reclamações, resolução de conflitos e questões de conduta no local de trabalho.
• Apoiar iniciativas de promoção do bem-estar, resiliência, equilíbrio entre vida profissional e pessoal, saúde mental e gestão do stress.
• Contribuir para a manutenção de um ambiente de trabalho seguro, respeitador, inclusivo e produtivo, onde a diversidade, a equidade, a transparência e a justiça sejam valorizadas.
• Desenvolver e manter relações de trabalho positivas com colaboradores, gestores e outras partes interessadas, fortalecendo o trabalho em equipa e a eficácia organizacional.
• Atuar com profissionalismo, discrição, integridade e confidencialidade no tratamento de assuntos sensíveis relacionados com colaboradores e com a organização.
• Apoiar iniciativas de envolvimento dos colaboradores que reforcem a motivação, coesão das equipas e compromisso organizacional.
• Demonstrar responsabilidade pessoal pelo desenvolvimento contínuo, aprendizagem permanente e alcance dos objetivos individuais e departamentais.
• Prestar orientação, coaching e apoio a colegas e gestores para fortalecer as práticas de gestão de pessoas e a capacidade organizacional.
• Liderar, facilitar e participar ativamente em momentos devocionais, sessões de oração e outras atividades de caráter cristão, em alinhamento com a identidade e cultura da World Vision.

Requisitos

Formação Académica e Qualificações

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Psicologia Organizacional, Desenvolvimento Organizacional ou área relevante equivalente.
• Qualificação ou certificação profissional em Gestão de Recursos Humanos, como CIPD, SHRM, HRCI ou equivalente, será considerada uma vantagem.
• Formação em Administração Salarial (Payroll), Sistemas de Informação de Recursos Humanos (HRIS), Gestão de Dados ou Direito do Trabalho será valorizada.
• Domínio avançado do Microsoft Office, com especial enfoque em Excel, PowerPoint e Word.
• Conhecimentos comprovados e experiência prática na utilização de sistemas como Workday, Primavera V10, Power BI, Smartsheet ou outras plataformas de gestão de Recursos Humanos.
• Formação em Gestão de Projetos, Análise de Dados ou ferramentas de Transformação Digital será considerada uma vantagem.
• Conhecimento da Legislação Laboral Angolana, Segurança Social (INSS) e regulamentação fiscal da AGT.
• Fluência oral e escrita em Português e Inglês será considerada uma vantagem.

Experiência Profissional

• Mínimo de 3 a 4 anos de experiência em Recursos Humanos, Pessoas & Cultura, Administração de Recursos Humanos, Processamento Salarial ou área relacionada.
• Mínimo de 2 a 3 anos de experiência comprovada na gestão de processos individuais de colaboradores, arquivos de pessoal e sistemas de informação de Recursos Humanos.
• Experiência no apoio a processos de recrutamento, integração de colaboradores, gestão do ciclo de vida do colaborador e coordenação de formação.
• Experiência prática em administração salarial, reporte estatutário e reconciliações salariais.
• Experiência na utilização de sistemas de Recursos Humanos, preferencialmente Workday ou plataformas equivalentes.
• Experiência na elaboração de relatórios de Recursos Humanos, análises da força de trabalho e dashboards de gestão.
• Experiência comprovada na garantia de conformidade com a legislação laboral angolana, políticas de Recursos Humanos e requisitos de auditoria.
• Experiência na prestação de apoio e atendimento de Recursos Humanos a colaboradores e gestores.
• Experiência em coordenação de projetos, iniciativas de melhoria de processos ou digitalização será considerada uma vantagem.
• Capacidade comprovada para gerir informação confidencial com profissionalismo, integridade e discrição.
• Experiência numa ONG internacional, organização de desenvolvimento ou ambiente multicultural será considerada uma vantagem.

Applicant Types Accepted: