Office Administrator (Teilzeit – Befristet auf 12 Monate, 30 Stunden pro Woche)

Berlin, Deutschland

Office Administrator (m/w/d) – 32 Stunden pro Woche

Kandidatenprofil

Zur Unterstützung unseres Office-Management-Teams suchen wir eine zuverlässige, serviceorientierte Persönlichkeit, die den täglichen Betrieb unseres Berliner Büros eigenständig organisiert und als erste Ansprechperson vor Ort für Mitarbeitende, Besucherinnen und Besucher sowie externe Dienstleister fungiert.

Da unser Berliner Büro sowohl lokale als auch internationale Teams unterstützt, sollte die erfolgreiche Kandidatin bzw. der erfolgreiche Kandidat sicher in deutscher und englischer Sprache kommunizieren können. Englisch ist die primäre Unternehmenssprache, gleichzeitig sind fließende Deutschkenntnisse erforderlich, um mit lokalen Dienstleistern, der Hausverwaltung, Behörden sowie Besucherinnen und Besuchern professionell zu kommunizieren.

Fachliche Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise 2–3 Jahre Berufserfahrung im Office Management, Empfang oder einer vergleichbaren administrativen Position
• Erfahrung im professionellen Empfang und der Betreuung von Gästen, einschließlich internationaler Besucherinnen und Besucher
• Erfahrung in der Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und Lieferanten
• Kenntnisse im Bereich Büroorganisation, Beschaffung sowie Bestands- und Materialverwaltung
• Erfahrung in der Budgetüberwachung und Nachverfolgung operativer Ausgaben
• Erfahrung in der Bearbeitung von Ein- und Ausgangspost, Lieferungen sowie allgemeinen administrativen Aufgaben
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office oder Google Workspace; Kenntnisse in Slack sind von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Deutsch Mutterprachler)

Persönliches Profil

• Ausgeprägte Serviceorientierung und ein natürliches Gespür für Gastfreundschaft
• Freundliches, souveränes und professionelles Auftreten
• Strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationstalent
• Hands-on-Mentalität mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren
• Zuverlässige, proaktive Persönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung
• Freude an der Arbeit in einem internationalen und kollaborativen Umfeld

Hauptaufgaben

Office Management

• Eigenständige Organisation des täglichen Bürobetriebs und Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsumfeldes
• Verwaltung von Büromaterialien, Inventar und Büroausstattung sowie Koordination von Bestellungen und Lieferungen
• Steuerung und Betreuung externer Dienstleister, einschließlich Catering sowie Getränke- und Verpflegungsservices
• Überwachung der Lager- und Büromaterialbestände sowie rechtzeitige Nachbestellung
• Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern, Lieferanten und der Hausverwaltung
• Unterstützung bei der Budgetverwaltung und Nachverfolgung operativer Kosten
• Planung, Organisation und Durchführung von internen Mitarbeitenden- sowie Kundenveranstaltungen

Empfang & Workplace Experience

• Erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucherinnen und Besucher sowie externe Dienstleister und Sicherstellung einer professionellen und einladenden Büroatmosphäre
• Empfang und Betreuung von Gästen
• Verwaltung des Schlüsselbestands sowie der Zutrittsberechtigungen
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Koordination von Lieferungen
• Unterstützung interner Meetings und des täglichen Bürobetriebs
• Organisation interner Mitarbeiterevents (ca. zwei Veranstaltungen pro Jahr)
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Kundenveranstaltungen in Zusammenarbeit mit dem Workplace-Team

Grundlegender IT-Support

• Ausgabe von Laptops und Mobiltelefonen an neue Mitarbeitende
• Unterstützung beim Austausch und der Rückgabe von IT-Equipment
• Enge Zusammenarbeit mit dem IT-Team zur Pflege eines korrekten physischen und digitalen Geräteinventars

Über Smartly

Smartly ist ein KI-gestütztes Advertising-Technologie-Unternehmen, das Werbeerlebnisse für Marken und deren Kundinnen und Kunden neu definiert. Unsere umfassende Werbeplattform vereint Media, Creative und Intelligence auf einer zentralen Lösung. Jährlich ermöglichen wir mehr als 800 Milliarden Werbeeinblendungen und erstellen über 300 Milliarden Werbemittel, um messbare Geschäftsergebnisse für Marken und Werbetreibende zu erzielen.

Smartly ist das einzige Unternehmen der Branche, das im Forrester Wave™: Creative Advertising Technologies als Leader ausgezeichnet wurde. Gleichzeitig bestätigt PwC die nachweisbaren Ergebnisse, die unsere Plattform für Marken erzielt. Weltweit unterstützen wir über 700 Marken und verwalten ein Werbebudget von mehr als 6 Milliarden US-Dollar über die größten Werbeplattformen wie Facebook, Google, Instagram, Pinterest, Snapchat und TikTok.

Unser Team besteht aus über 750 Smartlies aus mehr als 60 Nationen, verteilt auf 13 Länder. Gemeinsam schaffen wir ein inklusives Arbeitsumfeld, in dem sich alle Menschen respektiert, wertgeschätzt und gehört fühlen. Vielfalt, Chancengleichheit und Inklusion sind ein zentraler Bestandteil unserer Unternehmenskultur.