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Job Description :

L' ASSISTANT(E) DOC collabore principalement au bon fonctionnement des sevices Grands Comptes, SFE & Data et accompagne le COmité de PILotage dans l’organisation des temps forts de la filiale France. En complément de ces 3 principales missions, l'ASSISTANT(E) DOC assure la gestion des déplacements des collaborateurs de la filiale. Il (elle) pourra être amené(e) à proposer, développer et améliorer les outils de pilotage de l’activité. 

Administration des outils de pilotage de l’activité commerciale Grands Comptes

-    Être support de l’activité du service Grands Comptes
-    Gérer les outils de pilotage des clients Grands Comptes
-    Répondre aux demandes clients : renseigner des matrices, envoyer des tarifs, de visuels, de fiches produits, etc. …
 

Administration des outils CRM, Portail Clients et autres outils SFE ad hoc

-    Intervenir sur les outils pour entretien ou mise à jour
-    Collecter des informations et mise à jour de la « booklet »
-    Mettre à disposition des outils venant nourrir KLEE, HELIOS et autres 
-    Créer, coordonner, expédier des documents de type note d’information, rappel de process, mailing clients, etc. … 

Gestion des déplacements / voyages des collaborateurs de la filiale France

-    Organiser les déplacements des collaborateurs
-    Maîtriser la plateforme de voyage « VOYAGE EXPERT »
-    Réserver des hôtels et des moyens de transport
 

Organisation des événements et temps forts de la filiale

-    Répondre aux besoins de la Direction Générale et des membres du COPIL en termes d’organisation de la vie de l’entreprise
-    Réserver des salles de réunion / des lieux pour des événements internes
-    Envoyer des invitations aux collaborateurs
-    Gérer les agendas Outlook

Actions administratives

-    Prendre en charge des demandes ad hoc des interlocuteurs(trices) internes et externes ou de son manager en fonction des besoins
-    Gérer les demandes d'achats (DA)

Engagement Qualité/RSE (B CORP)

-    S’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et de respect des procédures notamment en termes de Qualité.
-    Contribue dans sa fonction au déploiement de la politique de RSE et à notre engagement en tant que société B Corp
 

Profile Description :

- Formation de niveau Bac +2/3 : BTS, DUT, licence 
- Expérience d’au moins 2 ans dans un poste similaire

- Excellente maîtrise du Pack Office et notamment d’Excel et PowerPoint  
- Bonne connaissance de l’administration d’un CRM 
 

What differentiates us at Expanscience (non-exhaustive list!)

• A care policy and improved occupational health (100% of managers trained in psychosocial risks by 2025)

• An ambitious talent and skills strategy (5.78% of the payroll in France allocated to training by 2023)

• Disruptive parenting support (gradual return to 80% of normal working hours for the first 2 months after maternity or paternity leave, with full pay), a fight against dropping out (individual coaching before, during and after maternity leave) and for professional equality (score of 93/100 on the Gender Equality Index in 2024)

• Support for vulnerabilities and inclusion of the most fragile (menstrual leave in case of disabling dysmenorrhea)

• A balance of life and preserved collective efficacy (disruptive teleworking agreement with 1 common base of 4 days of min. presence per month concentrated around key moments of the company)

• Employees as stakeholders in a more inclusive and supportive company (100% of employees can dedicate part of their working time to a community project)

And also:

• Active sponsorship since 1982: the Mustela Foundation, under the aegis of the Fondation de France, which supports child development and parenthood throughout the world.

• Active sponsorship since 1982: the Mustela Foundation, under the aegis of the Fondation de France, which supports child development and parenthood throughout the world.