About the role

The Office Assistant is responsible for ensuring an excellent reception, hospitality, and workplace experience. This role combines front desk responsibilities with administrative and facilities support, acting as the main point of contact for visitors, suppliers, and internal teams.

O que você irá fazer:

• Gestão total da área de recepção e da hospitalidade do escritório
• Recepção e credenciamento de visitantes, incluindo orientação de normas do escritório
• Preparação do ambiente para receber clientes e convidados (organização da recepção, salas, água/café, materiais)
• Elaboração de relatórios simples (ex.: volume de atendimentos, ocorrências, manutenção, fluxo de correspondência)
• Apoio na comunicação de avisos gerais (manutenções, normas, eventos)
• Controle de agendas de reuniões e organização do uso das salas
• Controle de acesso às dependências da empresa
• Recebimento, protocolo e organização de correspondências e encomendas
• Inserção e atualização de dados em sistemas internos
• Apoio administrativo básico às áreas internas
• Registro e acompanhamento de ocorrências do escritório
• Acompanhamento e interface com fornecedores
• Suporte aos prestadores de manutenção predial, incluindo: cotação de serviços, organização e acompanhamento de reparos quando necessário
• Suporte administrativo geral e apoio às rotinas do escritório

Experiências e conhecimentos necessários:

• Ensino médio completo
• Experiência prévia em recepção, atendimento, rotinas administrativas, facilities ou áreas similares
• Formação superior será considerada um diferencial
• Conhecimento de Microsoft Office e/ou Google Workspace
• Experiência com gestão de agendas, salas de reunião e controle de acesso
• Conhecimentos básicos em rotinas administrativas e lançamento de dados
• Inglês intermediário será considerado um diferencial

Competências e atitudes:

• Boa comunicação e facilidade para se relacionar com diferentes pessoas
• Perfil acolhedor, com foco em atendimento e experiência do cliente
• Organização e atenção aos detalhes
• Proatividade, responsabilidade e capacidade de solucionar problemas
• Facilidade para lidar com múltiplas demandas em um ambiente dinâmico

O que oferecemos:

• Clude Saúde (programa de saúde preventiva)
• Seguro de vida
• Vale refeição
• Vale Transporte
• SESC 
• TotalPass