Qui sommes-nous ?

Artefact est une nouvelle génération de cabinet de conseil spécialisée en Data dont plus de 1700 employés répartis sur 23 pays ont pour mission d’accompagner la transformation chez nos clients.

Nous offrons une large gamme de solutions data-driven, que nous adaptions aux besoins spécifiques de nos clients, que ce soit des projets IA pour l'automatisation des process internes à chaque étape de leur chaîne de valeur, la création d'expériences consommateurs innovantes et personnalisées, le conseil en stratégie data et marketing digital jusqu'à la gestion du mix-média et plus encore !

La performance de nos services data repose sur une réelle expertise technologique en Intelligence Artificielle et des compétences métiers acquises auprès de plus de 1000 clients dans le monde, tels que L'Oréal, LVMH, BPI, Canal +, Samsung, Danone… 

La force d'Artefact repose sur un mix unique d'atouts: une connaise des technologies de pointe en data, des méthodes agiles permettant de délivrer très rapidement les projets et des équipes composées des meilleurs experts dans leurs domaines (business consultants, data analysts, data scientists, ingénieurs data…).

Dans ce contexte, nous sommes à la recherche d’un(e) stagiaire Recrutement Tech pour rejoindre notre équipe RH pour 6 mois.

Votre mission :

Au sein de l'équipe RH, avec un rattachement direct à la recruteuse Tech, vous chapeauterez le recrutement pour les équipes Data Analytics, Data Science et Software Engineering d’Artefact. Les recrutements concerneront les profils Juniors, Seniors et Managers (nous recrutons environ 30 CDI par an).

Vous aurez pour missions la gestion complète du processus de recrutement pour ces équipes, avec l'appui de la recruteuse Tech :

• Travailler avec les responsables des différents chapters pour identifier leurs besoins en recrutement (prévisionnels et annuels) 
• Sourcer les candidats en ligne (ex. plateformes sociales et réseaux professionnels, job boards)
• Planifier des entretiens 
• Mettre à jour la base de données candidats
• Suivre les KPIs (indicateurs de performance du process, taux d'acceptations…), le pipe candidats et conseiller les VP des différents Chapters dans la sélection finale
• Réaliser l'offre d'embauche et accompagner le candidat dans la signature du contrat de travail

Vous êtes ?

Vous êtes en formation Ecole de commerce et possédez idéalement une première expérience en recrutement, en stage ou en alternance.

Enthousiaste, dynamique et de bonne présentation, vous faites preuve d'un excellent relationnel.  Vous vous distinguez par un bon sens du service ainsi que de solides qualités de communication orale et écrite. Pragmatique et autonome, vous aimez le travail en équipe et appréciez avoir des responsabilités. 

o Compétences nécessaires pour ce poste :

• Capacité à entretenir et développer une relation de confiance avec les candidats et les potentielles recrues
• Maîtrise des CV-thèques et réseaux professionnels 
• Connaissance des systèmes ATS (suivi des candidats) et particulièrement Greenhouse
• Excellent sens de la communication orale et écrite (bonne capacité rédactionnelle)

Pourquoi postuler ?

• Développement professionnel et personnel : vous bénéficierez d’opportunités de développement professionnel à travers des formations continues et d’une participation à des projets stratégiques visant à optimiser l’acquisition et la fidélisation des talents, mais aussi la fidélisation des collaborateurs.
• Environnement de travail unique :  équipe jeune (moyenne d'âge 28 ans);  flexibilité télétravail ; séminaires d’équipe, entreprise ; localisation idéale dans Paris 9ème !

Processus de recrutement :

1. HR call avec Clara, recruteuse pour l’équipe RH 
2. Entretien avec Pauline, recruteuse Tech
3. Entretien avec Laurie, DRH.

Chez Artefact, nous recrutons nos collaborateurs uniquement en fonction de nos besoins et des qualités propres de chaque candidat. Nous assurons le développement de leurs compétences professionnelles et de leurs responsabilités sans discrimination d’aucune sorte, notamment de croyances, de genre, d’âge, de situation d'handicap, d’origine ethnique, d’orientation sexuelle, d’appartenance à une organisation politique, religieuse, syndicale ou à une minorité.

Office Assistant

Who we are

Artefact is a new generation of a data service provider, specialising in data consulting and data-driven digital marketing, dedicated to transforming data into business impact across the entire value chain of organisations. We are proud to say we’re enjoying skyrocketing growth.

Our broad range of data-driven solutions in data consulting and digital marketing are designed to meet our clients’ specific needs, always conceived with a business-centric approach and delivered with tangible results. Our data-driven services are built upon the deep AI expertise we’ve acquired with our 1000+ client base around the globe.

We have over 2400 employees across 36 offices who are focused on accelerating digital transformation. Thanks to a unique mix of company assets: State of the art data technologies, lean AI agile methodologies for fast delivery, and cohesive teams of the finest business consultants, data analysts, data scientists, data engineers, and digital experts, all dedicated to bringing extra value to every client.

The role

We are looking for a proactive and highly organised Office Assistant to support the day-to-day running of our London office as well as our people operations. This is a varied, hands-on role ideal for someone with at least 2 years’ experience who is looking to further develop their career within a fast-growing, international environment. You will play a key role in ensuring a smooth employee experience across the full lifecycle, while maintaining a professional, well-organised office environment.

Key Responsibilities

Office & Workplace Support

• Support the day-to-day running of the London office, ensuring a professional and welcoming environment

• Manage office duties, including welcoming visitors and handling general enquiries

• Coordinate mail, deliveries, and couriers

• Monitor and order office supplies and liaise with suppliers and contractors

• Support the maintenance of a safe, compliant, and well-functioning workplace

• Maintain health & safety and compliance records

• Support with the implementation of office policies and procedures

Events & Administrative Support

• Support the organisation of internal events, team activities, and company initiatives

• Assist with client events, including logistics and coordination

• Provide general administrative support and assist with ad hoc projects

People Administration & Recruitment support

• Act as the first point of contact for HR-related queries, providing guidance or escalating where appropriate

• Manage the HR inbox, ensuring timely responses and accurate record-keeping

• Support the full employee lifecycle, including onboarding, induction coordination, changes to employment, and offboarding

• Assist with payroll preparation and employee benefits administration

• Ensure records are accurate, up to date, and compliant with UK GDPR and employment regulations

• Coordinate interviews and manage recruitment administration via the ATS (e.g. Greenhouse)

HR Operations & Support

• Maintain and update HR templates, policies, and internal documentation

• Manage the HR team calendar, including key meetings, reviews, and deadlines

• Continuously improve administrative processes to enhance efficiency and organisation

About You

Education & Experience

• Minimum 2 years’ experience in HR administration, office coordination, or a similar role

• Relevant qualification in HR, Business Administration, or similar (preferred but not essential)

Skills & Competencies

• Organisational Skills: Ability to manage multiple tasks, maintain documentation, and keep office systems tidy.

• Communication Skills: Clear and professional verbal and written communication; ability to build rapport with stakeholders.

• Problem-Solving: Ability to identify issues, escalate appropriately, and support resolution.

• Technical Proficiency: Comfortable using Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) and basic office technology.

• Adaptability: Able to adjust priorities in a fast-paced, dynamic office environment.

  Attention to Detail & Discretion: Accurate, thorough, and able to handle confidential information professionally.

  Customer Service: Friendly and approachable demeanour when dealing with internal and external stakeholders.

• Confidentiality: Ability to handle sensitive information with discretion.

What we offer

• Competitive salary: (depending on experience)

• Hybrid working environment (3 days in office)

• Opportunity to grow within a global data & AI consulting company

• Exposure to both HR and business operations

• Collaborative and inclusive culture

Why join Artefact?

This is a fantastic opportunity to join a fast-growing company where you can build a strong foundation in HR and office management, gain exposure to a wide range of responsibilities, and grow your career within an international environment.