Função: Gestor Associado Administrativo

Subordinado ao: Gestor de Procurement

Localização: Moçambique

Visão geral da posição

O Gerente Associado Administrativo desempenha um papel fundamental no apoio às operações centrais do escritório e às funções administrativas em todas as operações da GiveDirectly em Moçambique. Esta função requer fortes competências organizacionais e de resolução de problemas para gerir processos de aquisição, inventário, logística do escritório, coordenação de fornecedores, caixa pequena e apoio administrativo tanto para a equipa local como para os visitantes. O candidato ideal será detalhista, proativo e empenhado em prestar serviços administrativos de alta qualidade que permitam a execução suave e eficiente do programa.

Responsabilidades

Principais responsabilidades

1. Operações administrativas e de escritório

• Supervisionar as funções administrativas diárias, incluindo manutenção do escritório, gestão de suprimentos, logística de viagens e serviços de apoio ao pessoal.
• Supervisionar a equipa de apoio do escritório (assistente administrativo, assistente de escritório, pessoal de limpeza, motoristas), garantindo a conclusão das tarefas, a qualidade do serviço e feedback regular sobre o desempenho.
• Coordenar reuniões internas, retiros e visitas de doadores, incluindo agendamento, logística e arranjos no local.
• Manter contacto com proprietários e fornecedores para manutenção e reparação das instalações; gerir contratos de serviço e garantir o cumprimento dos acordos de nível de serviço.

2. Coordenação de compras e logística

• Apoiar o gestor de compras na execução dos processos de compras, tanto no escritório como no terreno.
• Receber, inspecionar e coordenar a distribuição de bens e materiais; manter documentação precisa sobre as compras.
• Atuar como ponto focal para tarefas de compras de baixo risco delegadas e manter um sistema de arquivo administrativo auditável.

3. Gestão de ativos e inventário

• Manter e atualizar registros de inventário de ativos, suprimentos e consumíveis em todas as localizações.
• Supervisionar a etiquetagem, atribuição, armazenamento e rastreamento de movimentação de ativos, de acordo com as políticas organizacionais.
• Apoiar a verificação trimestral de ativos e gerir relatórios de incidentes (por exemplo, perda/dano); coordenar a cobertura de seguro para itens de alto valor.

4. Supervisão financeira e de pagamentos

• Gerenciar o caixa, garantindo pagamentos pontuais, reconciliações e integridade da documentação.
• Processar solicitações de pagamento relacionadas à administração e entrar em contato com a equipe financeira para garantir o desembolso pontual.
• Facilitar distribuições de dinheiro móvel para logística relacionada à administração (por exemplo, eventos de campo, pequenas aquisições).

5. Supervisão de segurança e proteção

• Monitorar os protocolos de segurança do escritório e os procedimentos de emergência; atuar como ponto focal para relatórios e respostas a incidentes.
• Supervisionar o pessoal de segurança tercerizado, garantir o cumprimento dos horários de rodízio e coordenar treinamentos periódicos com base nas diretrizes de segurança da GD.

6. Apoio multifuncional e à alta administração

• Fornecer apoio logístico e administrativo de alto nível à equipa de alta administração, incluindo organização de viagens e documentação.
• Coordenar a integração de novos funcionários administrativos e de apoio, garantindo a preparação do espaço de trabalho e a logística de integração.
• Estabelecer contacto com as equipas de campo e funcionais para garantir a prestação eficiente de apoio administrativo e logístico às atividades do programa.

7. Prevenção de fraudes e conformidade

• Implementar controles internos em todas as operações administrativas (por exemplo, manuseamento de dinheiro, rastreamento de ativos, aquisições) para prevenir fraudes ou uso indevido.
• Realizar verificações pontuais e reconciliações regulares de ativos e registros financeiros; escalar quaisquer discrepâncias para o gestor de aquisições e auditoria interna.
• Verificar a documentação relacionada com pagamentos e movimentação de ativos; promover uma cultura de integridade e responsabilidade dentro da equipa administrativa.

Qualificações desejadas

• Formação/Experiência em Administração de Empresas, Administração Pública, Logística, Aquisições ou área relacionada.
• Mínimo de 4 a 5 anos de experiência progressiva em administração, logística ou operações, de preferência em uma ONG ou organização internacional.
• Experiência comprovada em gestão de operações de escritório, rastreamento de ativos, coordenação logística e gestão de fornecedores.
• Familiaridade com procedimentos de aquisição e conformidade, particularmente aqueles alinhados com os requisitos dos doadores e protocolos antifraude.

Competências organizacionais e interpessoais

• Fortes competências organizacionais e atenção aos detalhes, com capacidade para gerir várias tarefas simultaneamente.
• Elevado grau de integridade, discrição e profissionalismo no tratamento de informações sensíveis ou confidenciais.
• Fortes competências de comunicação escrita e verbal em inglês e português.
• Capacidade comprovada de trabalhar em colaboração entre departamentos e com equipas diversificadas.

Outras competências

• Capacidade de resolver problemas de forma independente e responder com flexibilidade às necessidades operacionais em constante mudança.
• Compromisso com a excelência operacional e a melhoria contínua.
• Alinhamento com os valores fundamentais da GiveDirectly.
• Disponibilidade para se mudar para vários locais em Moçambique, conforme necessário.

***A Give Directly não solicita dinheiro em nenhuma fase do processo de recrutamento, se alguem que diz representar a organização pedir dinheiro de si, por favor, denuncie pelo nosso website https://www.givedirectly.org/