Intitulé du poste : Responsable Administratif / Réceptionniste H/F

Statut : Cadre

Lieu : Paris, France (Hybride : 4 jours sur site / 1 jour de télétravail)

Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Convention Collective : IDCC 3225 (Presse Magazine)

Présentation du poste

Penske Media FR, éditeur des publications de premier plan Women’s Wear Daily, Footwear News, Beauty Inc, Sourcing Journal, Sportico, Variety et Luminate Data, recherche un(e) Responsable Administratif/ Réceptionniste H/F pour son bureau de Paris. Rattaché(e) au Directeur Senior International, Digital et Social basé à Paris, vous serez garant(e) du bon fonctionnement du bureau (accueil, fournitures, services généraux). Nous privilégions la collaboration en présentiel. Ce poste nécessite une présence au bureau au moins quatre jours par semaine, avec un jour de télétravail, sauf lors des périodes de forte activité telles que les fashion weeks.

Profil recherché

• Compétences linguistiques : Parfaite maîtrise bilingue du français (niveau C2 / langue professionnelle) et excellente maîtrise de l'anglais (niveau C1/C2).
• Expérience : 2 à 3 ans d'expérience dans un poste administratif ou d'office management similaire, de préférence dans le secteur des médias ou de l'édition.
• Compétences techniques : Solide connaissance des fonctions générales de bureau (facturation, gestion des stocks, logistique d'accueil) et maîtrise des outils informatiques (Excel, Google Workspace, Coupa).
• Qualités professionnelles : Sens aigu du service professionnel, fiabilité, forte autonomie et esprit d'équipe pour accompagner les collaborateurs ainsi que les visiteurs internationaux.
• Adaptabilité : Capacité éprouvée à gérer les priorités et à travailler efficacement sous la pression des flux éditoriaux.

Missions principales

• Accueil et Logistique : Assurer l'accueil physique et téléphonique, la gestion des livraisons, l'accueil des visiteurs et l'affranchissement du courrier.
• Gestion du Quotidien : Gérer les commandes de fournitures, les stocks du bureau et assurer le suivi des abonnements/prestataires (télécoms, énergie).
• Services Généraux : Être l'interlocuteur principal du propriétaire, de l'équipe de nettoyage et coordonner la logistique liée aux imprimeurs.
• Support Bilingue : Assurer des travaux de transcription et de traduction du français vers l'anglais selon les besoins ; organiser les rendez-vous et réunions pour l'équipe parisienne.
• Logistique Fashion Week : Coordonner l'organisation des fashion weeks (gestion des chauffeurs indépendants, accréditations médias, plannings sur Google Docs et restauration).
• Administration RH et Finance : Assurer le suivi et la saisie des factures dans l'outil Coupa, assurer le suivi des congés et la distribution des Tickets Restaurant.
• Lien avec le Siège : Assurer l'interface opérationnelle quotidienne entre le bureau de Paris et le siège social situé aux États-Unis.

Rémunération et temps de travail

• Temps de travail : Statut Cadre soumis aux 35 heures hebdomadaires. En raison de la saisonnalité liée au calendrier de la mode et de l'édition, des heures supplémentaires et du travail occasionnel le week-end seront à prévoir pendant les fashion weeks et les périodes de bouclage. Ces heures seront rigoureusement suivies et donneront lieu à des majorations de salaire ou à l'octroi de jours de repos compensateurs (RTT) conformément aux dispositions légales du Code du travail et de la Convention collective de la Presse Magazine (IDCC 3225).
• Salaire de base : La fourchette de rémunération brute annuelle estimée est de 40 000 € à 45 000 €, définie selon l'expérience, les compétences et l'équité interne. Si votre profil diffère légèrement des exigences mentionnées, nous vous invitons tout de même à postuler en indiquant vos prétentions salariales.

À propos de Penske Media Corporation (PMC)

Penske Media Corporation (PMC) est un leader mondial des médias et des services d'information, dont les contenus primés attirent une audience mensuelle passionnée de plus de 500 millions de personnes. Depuis 2004, PMC est un pionnier des médias numériques et possède plus de 300 événements en direct, touchant ainsi les publics sur tous les écrans. Penske Media figure parmi les 100 premières entreprises privées aux États-Unis et en Amérique du Nord.

Nos Entreprises & Marques

• Marques Médias Iconiques (PMX) : Variety, Rolling Stone, The Verge, Billboard, The Hollywood Reporter, WWD, SHE Media, Robb Report, Deadline, Eater, Sportico, ARTnews, Fairchild Media, VIBE, IndieWire, SB Nation, ARTFORUM, POPSUGAR, Gold Derby, BEAUTY INC, Art in America, Punch, The Dodo, et plus encore.
• Événements en Direct & Expériences : Les Golden Globes, SXSW, Academy of Country Music Awards (ACMs), Billboard Music Awards (BBMAs), Dick Clark's New Year’s Rockin’ Eve, SXSW London, American Music Awards (AMAs) et la Latin Music Week.
• Données & Analyses : Luminate, la principale entreprise de données et d'analyses spécialisée dans la musique et le divertissement.

Empreinte Mondiale

Le siège social de PMC et de ses filiales est réparti entre New York et Los Angeles, avec des bureaux supplémentaires implantés dans 14 pays à travers le monde.